Kompetenz: Elektronische Personalakte
Die Einführung einer Elektronischen oder Digitalen Personalakte innerhalb der Unternehmen wurde früher in den seltensten Fällen als Pilotprojekt zur Einführung eines elektronischen Archivsystems definiert. Gründe hierfür waren zum einen die einfachere Darstellung von Kosteneinsparungen durch Digitalisierung bei Geschäftsprozessen im kaufmännischen Umfeld mit Kunden und Lieferanten, zum anderen der interne Abstimmungsaufwand mit Betriebs- bzw. Personalrat, Datenschutzbeauftragten und IT-Sicherheitsverantwortlichen aufgrund der Sensibilität der personenbezogenen Daten. Mittlerweile wird jedoch der Nutzen entsprechender Lösungen erkannt, so dass diese organisatorischen Herausforderungen bewältigt werden.
Durch die Einführung einer digitalen Personalakte erfolgt ein schnellerer ortsunabhängiger Zugriff auf die digitalen Akten unterstützt durch Nutzung komfortabler Suchfunktionen, die Transportzeiten werden reduziert und Lagerraum zur Aufbewahrung der Akten wird eingespart. Hinzu kommt, das die - hier so wichtigen - Berechtigungen sich in einer elektronischen Version viel besser und kontrollierter abbilden lassen als in der papierorientierten Welt mit Haupt-, Neben und Unterakten, die teilweise in Kopien bei mehreren Beteiligten verfügbar sind. Eine elektronische Personalakte existiert nur einmal und ist immer komplett und aktuell. Zugriffe auf Teile oder bestimmte Dokumente werden zentral geregelt und sind nicht ohne die Berechtigung zur Berechtigungsänderung änderbar. Änderungen werden aufgezeichnet und sind damit immer nachvollziehbar, so dass Missbrauch aufgedeckt werden kann.
Viele DMS-Anbieter bieten ein „fertiges“ Modul digitale Personalakte für verschiedene HR-Systeme (SAP HCM, Loga, Peoplesoft…) auf Basis ihrer Standardprodukte an und werben mit einer schnellen und kostengünstigen Einführung der Lösung. Gleichzeitig offerieren auch die Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen (und ECM) entsprechende Lösungen, die sich mit HR-Systemen integrieren lassen. Es besteht die Qual der Wahl.
Jedoch sind vor der Einführung einer elektronischen bzw. digitalen Personalakte grundlegende Rahmenbedingungen zu entwickeln und prinzipielle Entscheidungen zu treffen.
- Wer soll mit welcher Funktionalität auf die Akten zugreifen dürfen ?
- Nur die Personalsachbearbeiter, der Vorgesetzte, der Mitarbeiter selbst ?
- Welche internen Abstimmungen sind mit den Gremien erforderlich ?
- Betriebsrat, Datenschutz, IT-Sicherheit ?
- Welche organisatorischen Maßnahmen sind für die Einführung der digitalen Personalakte durchzuführen ?
- Aktentransport, Scannen, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregeln ?
- Welche IT-technischen Anforderungen sind an die Lösung zu stellen ?
- Berechtigungen, Verschlüsselung, Zugriffsschutz ?