Kompetenz: Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS, verwalten digitale Dokumente aus unterschiedlichen Quellen und Systemen. Diese Dokumente können strukturiert oder unstrukturiert sein. Sie werden in einer vorgegebenen Ablagestruktur mit definierten Ablage- und Suchkriterien, sogenannten Metadaten, versehen. Als Basis dient ein digitales Archiv, in das Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc. abgelegt werden.
Dokumentenmanagement-Systeme archivieren nicht nur Dokumente und Daten, sie managen sie. Hierzu gehört die Zugriffsüberwachung, Versionierung, Historie, Verteilung von Dokumenten etc. Darüber hinaus können DM-Systeme andere Anwendungen unterstützen, z.B. Workflow – oder SAP Systeme. Heute ist ein DMS häufig eine Komponente eines Enterprise Content Management Systems. Die Schwerpunkte der DMS Beratung liegen neben der elektronischen Archivierung - vor allem in den folgenden Unterthemen: Business Prozess Management, Collaboration, Posteingang, DMS-Sourcing und Cloud.
Ein Enterprise Content Management System, kurz ECM, fasst eine Reihe von Themen zusammen, die sich mit der Erfassung, Speicherung, Bereitstellung und Verwaltung von digitalisierten Informationen befasst. Zu den Informationen gehören sowohl digitalisierte Dokumente wie auch deren Content zu denen auch die Metadaten gehören. Ziel eines ECM-Systems ist es, abteilungsübergreifend den gesamten Content eines Unternehmens zu verwalten. Die Schwerpunkte der ECM-Beratung von B&L liegen bei:
- Dokumentenmanagement
- Wissensmanagement
- E-Mail Management
- Elektronische Rechnungen
- Elektronische Signatur
- Workflow
B&L-Berater bezeichnen sich als ECM-Architekten, denn wie ein Architekt ein Haus gestaltet, so gestalten unsere Berater ECM-Lösungen. Gemäß den Anforderungen des Kunden und unter Berücksichtigung sowohl der behördlichen Vorgaben als auch der verfügbaren Produkte am Markt, werden zunächst eine grobe und später eine detaillierte Lösung konzipiert sowie geeignete Anbieter ausgewählt.
Wichtig hierbei ist es, die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden in die ECM-Strategie mit einzubeziehen. Altlösungen und Inselkomponenten werden nicht auf einem Schlag durch eine einzige neue ECM-Plattform ersetzt. Migrationskonzepte und ein schrittweiser Wechsel auf die ausgewählte ECM-Lösung reduziert die Vielzahl der Insellösungen und vereinfacht die IT-Infrastruktur.
Unser Projektmanagement stellt sicher, dass Qualitäts-, Zeit- und Kostenvorgaben eingehalten werden. Schließlich erfolgt die Verfahrensdokumentation, um auch bei externen Prüfungen die Revisionssicherheit nachweisen zu können.
Business Process Management
Heute sind DMS meist in konkrete Prozesse eingebunden und dienen zur Unterstützung des Handlings der unstrukturierten Informationen, z.B. Dokumenten. Weiter ...
Collaboration
Unter Collaboration wird eine Anzahl von Maßnahmen und Lösungen zusammengefasst, die es zeitlich und/oder räumlich getrennte Teams ermöglicht, optimal zusammenzuarbeiten. Auch bei unternehmensübergreifender Zusammenarbeit unterstützen diese Lösungen. Typische Funktionen sind gemeinsame Projekträume und Projektablagen, aber auch Funktionen für Termin- und Ressourcenverwaltung. Zuletzt hinzugekommen sind Wikis und Blogs.
Posteingang
In vielen Unternehmen beschleunigt und optimiert die automatische Posteingangsbearbeitung Prozessabläufe. Transparenz der Abläufe und die Übersicht über Bearbeitungsstatus sorgen für Qualitätsverbesserungen. Bei der automatischen Posteingangsverarbeitung wird das eingehende Papier unmittelbar gescannt. Egal ob strukturiert, unstrukturiert, Stapel- oder Einzelblatt, mit oder ohne Barcode, die Lösung wird entsprechend den unterschiedlichen Anforderungen ausgewählt. Sie kann auch auf Faxe und E-Mails ausgeweitet werden. Um den weiteren Ablauf möglichst effizient zu gestalten, muss das System die verschiedenen betrieblichen Abläufe unterstützen. Es erfolgt eine Erkennung des Belegguts und somit eine Weiterleitung an die zuständige Fachabteilung. Beispielsweise ist die Verteilung an die Organisationseinheiten je nach Dokumentart zu konzipieren. Dem Sachbearbeiter stehen direkt nach der Digitalisierung Dokumente einschließlich der Metadaten zur Verfügung. Weitere Belege können dem Vorgang hinzugefügt und somit Vorgangsakten gebildet werden. Workflow und Posteingang gehen hier Hand in Hand.
DMS-Sourcing und Cloud
Der Einsatz eines DMS muss nicht notwendigerweise Implementierung und Betrieb eigener Hard- und Software bedeuten. Vielmehr können diese Leistungen heute auch als Dienstleistung bezogen werden. Diese Konzepte sind vor allem für KMU eine sehr interessante Alternative, um die Vorteile von DMS mit vertretbarem Aufwand zu nutzen.