Kompetenz: Archivierung
In der DMS-Branche werden in Verbindung mit dem Begriff Archivierung auch häufig Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung genannt.
Bei der elektronischen Archivierung handelt es sich um eine datenbankgestützte, sichere und unveränderbare Ablage von Daten. Diese Daten müssen jederzeit reproduzierbar sein. Der Begriff elektronische Langzeitarchivierung und auch revisionssicher Archivierung geht einen Schritt weiter. Die revisionssichere, also manipulationsgeschützte, Archivierung aufbewahrungspflichtiger und –würdiger Daten aller Art über einen Zeitraum von 6 – 10 Jahren oder länger ist die Kernanforderung der revisionssicheren Archivierung. Die genauen Anforderungen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) definiert.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat 10 Merksätze definiert, mit denen deutlich wird, was Revisionssicherheit bedeutet. Die Merksätze lauten:
- Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
- Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
- Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
- Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
- Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
- Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
- Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.
Wichtig ist, dass diese Regeln nicht nur für die steuerlich relevanten Unterlagen anwendbar sind, sondern letztlich immer gefordert werden, wenn Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Der Nachweis der Compliance ist dann über eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu erbringen.
Eine weitergehende Erläuterung der Merksätze findet sich in dem Originalpapier des VOI, das Sie hier herunterladen können. Wie B&L Ihnen bei der Erbringung des Nachweises helfen kann, erfahren Sie unter Verfahrensdokumentation.
Mittlerweile steht bei vielen Unternehmen das Thema Archivierung nicht mehr alleine, sondern im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement oder der Optimierung der Rechnungsprozesse.
Im Allgemeinen finden sich die folgenden Ausprägungen:
- Dokumentenarchiv
- E-Mail-Archiv
- Datenarchiv
- SAP-Archivierung
Dokumentenarchiv
Dies ist das klassische Archiv für die langfristige Aufbewahrung von gescannten oder elektronisch erstellten Dokumenten. Sehr häufige Anwendung ist die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Belege gemäß den Vorgaben von HGB und Abgabenordnung (AO).
E-Mail-Archiv
Alle IT-Abteilungen haben heute mit stetig wachsenden Maildateien zu tun, die zu erheblichen Problemen im IT-Betrieb führen. Die Herausforderung geht dabei weit über die Zuordnung größerer Speicherkapazitäten hinaus, weil auch verschiedene rechtliche Aspekte zu bedenken sind.
Vor allem aber löst die E-Mail-Archivierung auch nicht die Zuordnung der E-Mails zum Geschäftsvorgang. Dazu braucht man E-Mail-Management.
Datenarchiv
Mittlerweile müssen gemäß HGB/AO auch die relevanten Daten der Buchhaltungssysteme über einen Zeitraum von 10 Jahren jederzeit reproduziert werden können. Das Finanzbuchhaltungssystem ist dabei nicht immer der beste Ort oder auch nicht geeignet. Ein DMS kann diese Aufgabe - bei richtiger Konzeption - übernehmen.
SAP-Archivierung
SAP-Systeme sind häufig als ERP im Einsatz und bieten auch für die Dokumenten- und Datenarchivierung eine Reihe spezieller Funktionen und Schnittstellen.