Kompetenz: Elektronische Bauakte
Baumaßnahmen sind meist komplexe Projekte mit vielen Beteiligten und einem festgelegten Fertigstellungstermin. Beteiligt sind Bauherren, Architekten, Planer, Behörden, ausführende Baufirmen und Bauüberwacher, häufig mit jeweils mehreren Personen. Dies bedingt vielfältige Abstimmungen und Zeitdruck bei allen Beteiligten. Die benötigten Dokumente sind - auch im professionellen Bereich - noch in Papierform und verteilen sich in den individuellen Ablagen. Bei Bedarf werden Kopien erzeugt, die schnell veralten können. Von einem einheitlichen und immer aktuellen Informationsstand kann somit nicht gesprochen werden.
Eine Prozesstransparenz ist nicht gegeben. Es ist bei allen Beteiligten ein relativ hoher Aufwand notwendig, um den ordnungsgemäßen Planungs- und später Baufortschritt sicherzustellen und für eine gültige Dokumentation zu sorgen, die dann ebenfalls wieder individuell und redundant vorgehalten wird. Missverständnisse und Fehler auf Grund unterschiedlicher Informationsstände sind unvermeidbar. Andererseits sind gerade im Baubereich Fehler sehr teuer zu beseitigen, wie immer, um so teurer je später sie entdeckt werden.
Es ist offensichtlich, dass sich die Situation mit besserer IT-Unterstützung optimieren läßt. Die Machbarkeit wird jedoch oft bezweifelt, denn "auf der Baustelle gibt es nur Papier". Dieser Aussage liegen gleich mehrere Missverständnisse zugrunde:
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Bau findet draußen statt
Richtig ist, dass die Planungs- und Abstimmungsphasen im Vorfeld sowie die Abrechnungsphase nach Abschluss der Baumaßnahme meist deutlich länger dauern als die reine Bauzeit auf der Baustelle.
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Jeder braucht alles
Welche Unterlagen wichtig sind, hängt von der jeweiligen Rolle bei dem Bauprojekt ab. Nicht jeder will und nicht jeder darf alles sehen. Das ist auch schon heute so. In der Papierform bedingt dies jedoch individuelle Weitergabe und damit auch individuelle Ablagen.
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Pläne sind zu groß für einen Bildschirm
Für die einzelnen Gewerke wird meist nur mit entsprechenden Ausschnitten (meist DIN A4) aus den Gesamtplänen gearbeitet, so dass die großformatigen Pläne wenige sind und selten genutzt werden.
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IT und Netzwerke sind an der Baustelle nicht verfügbar
Moderne Baucontainer sind ab einer mittleren Größe der Baumaßnahme in Industrieländern meist mit schnellen Internet-Anschlüssen ausgestattet.
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Nur Papier bietet Rechtssicherheit
Die klarsten Aufbewahrungsrichtlinien bestehen in kaufmännischen Bereichen für die steuerrelevanten Unterlagen. Diese werden seit 20 Jahren in elektronischer Form akzeptiert. Papier ist nur in seltenen Fällen zwingend vorgeschrieben. Je nach Einzelfall und technischer Gestaltung ist der Beweiswert einer elektronischen Unterlage höher als der eines entsprechenden Papieres.
Elektronische (oder digitale) Bauakte
Zunächst mal geht es dabei nur um eine andere Form (nämlich elektronisch) und einer zentralen statt dezentralen Ablage der bereits bekannten Unterlagen. Da die meisten Pläne und Dokumente heute ohnehin mittels Software erstellt werden, sollte die elektronische Bauakte nicht durch drucken und scannen, sondern durch direkte Übernahme von Dateien aus Texteditoren, CAD- und GIS-Systemen etc. erfolgen. Gleichzeitig gibt es bei den Beteiligten vielfältige Verwaltungssysteme, die Daten, z.B. zur Abrechnung der Baumaßnahmen, vorhalten. Die Übernahme dieser Daten und Dokumente in elektronischer Form hat auch den Vorteil, dass Metadaten zur Beschreibung der Dokumente übernommen und automatisch zugeordnet werden können. Damit entfällt der sonst notwendige manuelle Erfassungsaufwand, der ein wesentliches Akzeptanzproblem darstellen kann. Im Detail bedingt dies jedoch eine umfassende Konzeption.
Dies gilt auch für weitere Aspekte, z.B. erfolgt die Aufgabenverteilung heute implizit durch Weitergabe der Dokumente. Wenn jedoch alle Dokumente immer für alle in aktueller Form an einer gemeinsamen Stelle verfügbar sind, braucht es ein anderes Verfahren zur Steuerung des Arbeitsablaufes.
Über elektronische Bauakten lassen sich somit erhebliche Nutzenpotenziale erschließen, die zu mehr Effizienz (evtl. auch zu mehr Effektivität) und vor allem zur Reduktion von Fehlern führen. Voraussetzung für die professionelle Einführung ist jedoch die Betrachtung des gesamten Prozesses, mit allen Beteiligten und eine entsprechend umfassende Konzeption. Analog zum Bauprojekt braucht es somit auch hier Architekten und professionelle Projektmanager, damit die Einführung gemäß Qualität, Budget und Zeitplan erfolgreich sein kann.