Finden Sie mit unseren Tipps und Tricks heraus, wie Sie das passende ECM zu Ihrem Unternehmen finden.
Die Arbeitswelt gestaltet sich zunehmend dynamischer. Beinahe täglich werden neue Technologien eingesetzt, die aber genauso schnell wieder veraltet sind und dadurch mehr Probleme als Nutzen mit sich bringen. Wie also finden Sie das passende ECM-System zu Ihrem Unternehmen, was Sie auch langfristig nutzen können? In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, worauf Sie bei der Auswahl eines geeigneten ECMs achten sollten.
Meist ist es verlockend, sich für eine günstige Lösung zu entscheiden. Doch auch hier bewahrheitet sich der alte Spruch „Wer günstig kauft, kauft zweimal.“ So kann das falsche Produkt am Ende viel kostspieliger sein als erwartet, da die Ziele des Unternehmens mit dem ungeeigneten ECM-Projekt nicht erreicht werden können.
Viele ECM Hersteller werben mit diversen Funktionen und Tools, die in den Arbeitsalltag integriert werden können, um mehr Interessenten für sich zu gewinnen. Viele davon werden in den Unternehmen aber gar nicht gebraucht und sorgen im Arbeitsalltag für Verwirrung und Überforderung. Das Unternehmen sollte daher zunächst festlegen, welche Ziele es mit der Einführung eines ECM verfolgt und sich daran orientieren. Durch passende Beratung kann nun konkret aufgezeigt werden, welche Lösung auf das spezifische Anforderungsprofil des Unternehmens passt.
Mit folgenden fünf Fragen können Sie schnell ungeeignete ECM-Systeme aussortieren und so das richtige für Ihr Unternehmen finden
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Wird das ECM bereits von vielen Anwendern genutzt?
Wenn das ECM bereits durch viele Kunden am Markt etabliert ist, handelt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit um ein ausgereiftes System. Außerdem kann man davon ausgehen, dass ein Interesse des Herstellers an der Weiterentwicklung seiner Software und hoher Produktqualität besteht. -
Wie zukunftssicher ist die Software-Architektur?
Ob ein ECM zukunftssicher ist, lässt sich beispielsweise daran ableiten, dass es kompatible Apps, einen modernen Browser-Client oder eine qualifizierte Cloud-Lösung gibt. -
Wie flexibel ist das ECM?
Damit ein ECM in die vorhandene IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden kann, muss es vor allem eins sein: flexibel. Das betrifft beispielsweise E-Mail-Systeme oder bereits genutzte Verwaltungssoftwares. Um einen unkomplizierten Zugriff auf alle Dokumente des Unternehmens zu gewährleisten, muss das ECM mit allen bisher genutzten Tools und Programmen kompatibel sein. -
Kann das ECM skaliert werden?
Wenn ein Unternehmen sich dazu entscheidet, ein ECM zu implementieren, wird das System meist zunächst innerhalb einer bestimmten Arbeitsgruppe oder einer Abteilung „geprobt“. Nach und nach kann das ECM dann im gesamten Unternehmen integriert werden. Dazu muss sichergestellt werden, dass das System mit 10 Anwendern genauso gut funktioniert wie mit 100 Anwendern oder mehr. Auch in Punkto Unternehmenswachstum ist die Skalierbarkeit ein wichtiger Faktor.
Wenn Sie bei der Auswahl ihres ECM auf diese vier Faktoren achten, finden Sie schnell eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt und auch langfristig funktioniert. Wir begleiten Sie gerne auf den Weg in eine digitale Dokumentenverwaltung.