Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist essenziell für Unternehmen. Wir erläutern Ihnen, wie ein ECM Sie dabei unterstützen kann.
Unternehmen sind in ihrem Umgang mit Dokumenten an bestimmte Richtlinien gebunden. Werden diese Richtlinien nicht, oder nur mangelhaft eingehalten, kann dies zu weitreichenden Konsequenzen wie Geldstrafen und Imageverlusten führen. In diesem Artikel erläutern wir, welche Regeln es im Umgang mit Dokumenten zu beachten gibt und wie ein ECM bei der DSGVO-Compliance unterstützen kann.
Die DSGVO ist die Datenschutzgrundverordnung. Sie gilt seit dem 25.05.2018 für alle Unternehmen in den 27 EU-Mitgliedstaaten, sowie für Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Neben dem Umgang mit Daten regelt die DSGVO auch die Speicherung und Löschung bestimmter Dokumente. Zusammengefasst müssen folgende Grundsätze der Datenverarbeitung nach DSGVO eingehalten werden:
- Sie müssen nachvollziehbar verarbeitet werden (Transparenz).
- Sie müssen zu einem bestimmten Zweck erhoben worden sein (Zweckbindung).
- Sie müssen auf das notwendige Maß beschränkt sein (Minimierung).
- Sie müssen korrekt und aktuell sein (korrigierbar).
- Die Dauer der Speicherung sollte sich an dem notwendigen Verarbeitungszweck orientieren (Fristen).
- Sie müssen sicher verarbeitet werden (Integrität).
- Die Einhaltung der Grundsätze muss nachgewiesen werden können (beweisbar).
Unabhängig davon, ob die Daten analog oder digital festgehalten sind, müssen sich Unternehmen an diese Richtlinien halten. Dabei bietet eine digitale Verwaltung jedoch deutliche Vorteile. Ein Enterprise Content-Management-System, kurz ECM, ist in der Lage, alle unternehmensinternen und -externen Inhalte strukturiert und revisionssicher zentral zu verwalten. Dies betrifft nicht nur die Ansicht, sondern auch die Bearbeitung und Archivierung der Dokumente. Innerhalb weniger Klicks können bestimmte Informationen abgerufen, exportiert, geändert oder gelöscht werden. Durch bestimmte Zugriffsberechtigungen wird sichergestellt, dass die Inhalte nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. Alle Änderungen am Dokument werden automatisch protokolliert. Dadurch kann der Verarbeitungsprozess im Detail nachgewiesen werden. Ein ECM vereinfacht die Suche nach bestimmten Daten und spart damit zusätzlich eine Menge Zeit, welche die Mitarbeiter nun für neue Tätigkeiten nutzen können.
Mit all diesen Features ermöglicht ein ECM die systematische Verarbeitung personenbezogener Daten und damit auch die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien. Ein gutes ECM verfügt über Reporting-Funktionen, die genutzt werden können, um alle Informationen, die von Prüfern gefordert werden, schnell zusammenzustellen. Dabei werden alle Bearbeitungsschritte mit zugehörigen Verantwortlichkeiten berücksichtigt.
Die digitale Abwicklung der Dokumentenverwaltung ermöglicht auch die Automatisierung diverser Prozesse. So können die Daten nicht nur zuverlässig verwaltet werden, sondern sorgen auch für immense Zeitersparnisse. Die meisten ECM-Systeme bieten die Möglichkeit, Löschfristen automatisch zu vergeben. Diese Fristen werden genau eingehalten, wodurch die Daten nicht länger als erforderlich gespeichert werden.
Auch die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens wird mit ECM gefordert. Da alle Mitarbeiter abteilungsübergreifend auf die Dokumente zugreifen können, wird die Teamarbeit erheblich erleichtert. Jedes Projektmitglied hat stets einen aktuellen Überblick über den Bearbeitungsstatus und kann daran anknüpfen.
Abschließend kann gesagt werden, dass ein ECM alle Information im Unternehmen strukturiert und zuverlässig verwalten kann. Damit unterstützt ein ECM Unternehmen dabei, die DSGVO-Anforderungen einzuhalten. Zugriffsberechtigungen, die Dokumentation von Bearbeitungsschritten und Automatisierungen sorgen nicht nur für die angemessene Berücksichtigung der Richtlinien, sondern fördern auch die effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen. Wenn Sie also ihre Daten bislang analog verwaltet haben, sollten Sie die Implementierung eines digitalen Managementsystems unbedingt in Erwägung ziehen.