In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Papier im Unternehmen einsparen und so nicht nur der Umwelt, sondern auch Ihrem Geldbeutel etwas Gutes tun.
Die Digitalisierung hat die Wirtschaft und die Arbeit überall auf der Welt erheblich verändert. Trotz des Einsatzes diverser digitaler Technologien ist der Papierverbrauch in Büros immer noch ziemlich hoch. Im Jahr 2019 lag dieser in Deutschland bei 227 kg Papier pro Kopf1. Dies schädigt nicht nur die Umwelt, sondern verursacht auch eine Menge Kosten. Dennoch scheint der Umstieg auf ein papierloses Büro für viele Unternehmen noch weit in der Ferne. Wie Sie es schaffen, ihre Papiernutzung im Geschäftsalltag zu verringern und dabei Kosten und Ressourcen sparen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Digitale Archivsysteme sparen nicht nur eine Menge Papier, sie fördern auch die Zusammenarbeit im Unternehmen durch ihre leichte Bedienungsweise und Schnelligkeit. Wer seine Dokumente digital verwaltet, erleichtert sich die meist sehr zeitintensive Suche nach bestimmten Dokumenten in stickigen Kellerarchiven. Durch digitale Verwaltungssysteme, wie einem DMS, können die Dokumente online vom gesamten Personal eingesehen, bearbeitet und archiviert werden. Dadurch können alle Mitarbeiter des Unternehmens zeitgleich an denselben Dokumenten arbeiten, während das System alle Arbeitsschritte automatisch protokolliert. Daneben hat ein DMS noch viele weitere Features, die die Zusammenarbeit und den Umgang mit Dokumenten zusätzlich erleichtern. So ordnet es die Dokumente automatisch nach bestimmten Kategorien ein und erinnert an Lösch- oder Vertragsfristen. Die digitale Aufbewahrung der Dokumente ist daher nicht nur platzsparend, sondern auch sicherer und stressfreier. Dennoch zeigt sich eine gewisse Skepsis, wenn es um den Umstieg von Papier auf digitalisierte Dokumente geht. Das betrifft vor allem die Frage um die Sicherheit der Dokumente. Um dafür zu sorgen, dass sensible Daten nur von bestimmten Mitarbeitern eingesehen werden können, ist es ratsam, Zugriffsberechtigungen einzuführen. Diese können mit einer Zweifaktoren-Verschlüsslung zusätzlich gesichert werden, sodass die Dokumente hinlänglich geschützt sind. Um sich noch weiter abzusichern, versuchen manche Unternehmen das bestehende Altarchiv neben dem neuen digitalen Archiv zu führen. Dies führt jedoch nicht nur zu einem erheblichen Mehraufwand, sondern sorgt auch für Chaos und Unübersichtlichkeit und ist deswegen unbedingt zu vermeiden. Neben der Nutzung eines DMS gibt es noch weitere Möglichkeiten, den Papierverbrauch im Geschäftsalltag zu verringern. Hier ein paar nützliche Tipps:
- Digitale Notizen
Die Verwendung von Notizzetteln ist in jedem Fall sinnvoll und für viele im Arbeitsalltag unverzichtbar, wenn es darum geht, schnell Gedanken, Aufgaben oder ähnliches festzuhalten. Der digitale Ersatz muss daher ebenfalls mobil und schnell verfügbar sein. Mittlerweile gibt es diverse Apps, die man leicht auf dem Smartphone oder Tablet installieren kann, die alle Vorzüge eines Notizzettels mitbringen. Wer hier also Papier sparen will, kann seine Notizen einfach online in der Hosentasche mit sich rumtragen. - Drucken vermeiden
Viele der digital eingehenden Dokumente, wie Mails etc. werden ausgedruckt und landen meist noch am selben Tag im Papierkorb. So sollte man sich vor dem Klick auf den Druckknopf stets Fragen, ob das Dokument auch wirklich gedruckt werden muss. Neben der Ressource Papier können hier nämlich auch erhebliche Druckkosten gespart werden. - Digitale Kommunikation
Oft läuft die Kommunikation im Unternehmen intern wie extern in Papierform ab. Dabei kann an dieser Stelle leicht auf Papier verzichtet werden. Digitale Kommunikationswege sind nicht nur schneller, sie sind zudem in der Regel kostenlos. Verabschieden Sie sich daher von unnötigen Portokosten und greifen Sie auf E-Mail-Versand oder andere digitale Plattformen zurück, die die Kommunikation mit Geschäftspartnern erleichtern.
Papierverzicht im Unternehmen hilft nicht nur Kosten einzusparen, sondern sorgt auch für ein erhebliches Maß an Übersichtlichkeit. Die Datenflut, die täglich in einem Unternehmen verarbeitet wird, wächst stetig, wodurch es beinahe unmöglich wird, ohne ein digitales Verwaltungssystem auszukommen. Die effektive Ordnerstruktur eines DMS verwaltet die Daten revisionssicher und sorgt dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen in Bezug auf den Umgang mit Dokumenten eingehalten werden. So tragen Sie nicht nur zu einem ressourcenschonenden Umgang mit der Natur, sondern auch einer effektiven Arbeitskultur im Unternehmen bei.