Ein DMS im Unternehmen zu implementieren ist in vielerlei Hinsicht sinnvoll. Erfahren Sie hier in welchen Bereichen Sie mit einem DMS sparen können.
In Sachen Dokumentenmanagement setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen. Diese Umstellung kann, je nach Umfang, sehr teuer für die Unternehmen werden. Erfahren Sie deshalb in diesem Artikel, wie sie die Kosten eines DMS-Projektes reduzieren können.
Bei einer DMS-Software handelt es sich um ein Dokumentenmanagement -System. Diese Systeme sind in der Lage, alle Dokumente innerhalb eines Unternehmens zu verwalten. Dazu zählen Grafiken und Videos, ebenso wie Verträge, Rechnungen und andere Informationsträger. All diese Informationen können von den Mitarbeitern zeit- und ortsunabhängig abgerufen, bearbeitet und archiviert werden. Diese Funktionen machen das DMS zu einem sinnvollen Tool, das weitaus mehr Vorteile bietet, als ein simpler Aktenordner.
Die Vorteile eines DMS sind sehr vielseitig. Dadurch, dass alle Daten einheitlich an einem Ort gespeichert werden, kann eine schnelle Wiederauffindbarkeit bestimmter Informationen gewährleistet werden. Auch Archivierungsfristen werden vom DMS automatisch eingehalten. So kann ein Unternehmen vermeiden, dass bestimmte Daten in Vergessenheit geraten, oder zu früh gelöscht werden. Zusätzlich protokolliert das DMS jede Änderung am Dokument. Das originale Dokument bleibt daher stets nachweisbar. Außerdem kann die Historie aller Änderungen im Dokument für alle Nutzer transparent nachvollzogen werden. So vereinfacht ein DMS auch die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien. Durch bestimmte Zugriffsberechtigungskonzepte wird sichergestellt, dass Dokumente nur von bestimmten Mitarbeitern eingesehen werden können. Aber nicht nur die Archivierung, auch die Dokumentenerstellung wird durch ein DMS vereinfacht. Durch bestimmte Vorlagen können häufig vorkommende Dokumente schnell nach individuellen Vorstellungen erstellt werden. Insgesamt reduziert ein DMS viel zeitlichen Aufwand und Kosten. In welchen Bereichen diese Kostenreduzierungen erfolgen erklären wir Ihnen nun.
Projektplanung
Eine gründliche Planung erspart nicht nur viele Probleme, sondern auch eine Menge Geld. Ausgiebige Planung ist die Basis für Ihren Projekterfolg. Obwohl zunächst mehr Ressourcen in den Planungsaufwand investiert werden müssen, lassen sich diese langfristig durch einen effizienten Projektablauf wieder einsparen. Dafür sollten jedoch alle potenziellen Risiken innerhalb der Projektplanung bedacht und minimiert werden, sowie Handlungsanweisungen im Falle eines Problems.
Das richtige DMS
Die Auswahl des passenden Dokumentenmanagement -Systems hat ebenfalls große Auswirkungen auf den Erfolg der Software im Unternehmen. So kann das DMS nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn es auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist. Das Unternehmen muss sich daher vorher im Klaren darüber sein, welche Aufgaben das DMS übernehmen soll und wie diese gewinnbringend eingesetzt werden können.
Schulungen
Mitarbeiterschulungen sind bei der Implementierung eines neuen Systems absolut elementar. Hier sollten aus Kostengründen im Vorfeld keine Abstriche gemacht werden. Kosten können trotzdem reduziert werden, indem die Schulungen intern abgewickelt werden. Die sogenannten Key User, welche zuerst praktische Erfahrung in der Nutzung des neuen Systems sammeln, können ihr Wissen anschließend an die Belegschaft weitergeben. Nach diesem Schneeball-Prinzip ist schnell das gesamte Personal mit der DMS Nutzung vertraut und das Unternehmen hat sogar Kosten eingespart.
Die Reduzierung der Kosten ist bei der Implementierung eines DMS jedoch nicht immer sinnvoll. Wird an der falschen Stelle gespart, kann dies negative Auswirkungen auf den gesamten Unternehmenserfolg haben. Während die Abwicklung von Schulungen großes Sparpotenzial bietet, sollte auf keinen Fall bei der Qualität der Schulungen gespart werden. Zusammenfassend kann man jedoch festhalten, dass der Umstieg von einer analogen auf eine digitale Dokumentenverwaltung langfristig stets mit Kostenreduktionen und effizienteren Arbeitsprozessen einhergeht und sich somit in jedem Fall rentiert. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagement -Systems und begleiten Sie auf ihrem Weg in die digitale Transformation.