Immer mehr Unternehmen steigen auf die Nutzung von elektronischen Akten (kurz eAkten) um. Lesen Sie hier, wie Sie mit einer eAkte erhebliche Effizienzgewinne erreichen können.
Die Nutzung von elektronischen Akten bietet viele Vorteile: Prozesse können beschleunigt werden, die Zusammenarbeit wird erleichtert und sogar Kosteneinsparungen werden erzielt. Dennoch herrscht nach wie vor große Skepsis um die Sicherheit und Rentabilität der digitalen Aktenverwaltung. Wir möchten diese Irrtümer aus dem Weg räumen und Ihnen zeigen, wie Ihr Unternehmen von der Nutzung digitaler Akten profitieren kann.
Zunächst ein kurzer Überblick darüber, was wir meinen, wenn wir von eAkten sprechen. Die eAkte ähnelt in vielerlei Hinsicht der herkömmlichen analogen Akte. Sie ist eine digitale Sammlung von Dokumenten und Daten, die in einem Kontext zueinanderstehen. Das können unterschiedliche Dokumententypen sein, wie Texte, Scans oder Mails. Damit die Akten intuitiv genutzt werden können, gleichen Sie den physischen Akten in ihrem Erscheinungsbild. Der signifikante Unterschied, der jedoch zwischen eAkte und physischer Akte besteht, ist, dass die eAkte durch verschiedene digitale Verwaltungssysteme revisionssicher verwaltet werden kann. Die rechtlichen Erwartungen an die Verwaltung von Daten sind schließlich identisch. So muss die Unveränderlichkeit der Daten, die vollständige, korrekte und fristgerechte Erfassung ebenso wie eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation gewährleistet werden. Zusätzlich ist die Reproduzierbarkeit der Dokumente sowie Aufbewahrungspflichten von höchster Priorität. All diese Vorschriften und Richtlinien kann eine elektronische Akte automatisch berücksichtigen und so die alltägliche Arbeit im Unternehmen um ein Vielfaches erleichtern. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass eine eAkte nur dann gut im Unternehmen funktioniert, wenn sie in ein passendes digitales Verwaltungssystem eingebunden ist. Ein Beispiel dafür sind ECM- Systeme (Enterprise Content Management Systeme). Diese Systeme dienen der Verwaltung digitaler Akten und können jedes Dokument und jede Information des Unternehmens binnen kürzester Zeit abrufbar machen. Ist das Verwaltungssystem gut auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt, so kann dieses erheblich von der Nutzung der eAkte profitieren.
Es kristallisieren sich einige Vorteile der eAkte gegenüber der herkömmlichen analogen Akte heraus. Die Erleichterung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen ist eine davon. Außerdem können ECM-Systeme zusätzlich für Revisionssicherheit sorgen, indem sie mittels Zugriffsberechtigungen wichtige Daten zuverlässig schützen. Ein weiterer großer Vorteil ist der flexible Einsatz der Akten. So sind die digitalen Daten im Büro oder im Außendienst jederzeit zugreifbar. Durch diese Funktion werden alle Informationen stets für alle Beteiligten aktuell gehalten, unabhängig davon, wann und wo sie auf die Daten zugreifen möchten. Die gleichzeitige Bearbeitung der Dokumente macht den Umgang mit ihnen effizient. Lange Durchlaufzeiten werden gekürzt und auch die umständliche Suche nach spezifischen Daten kann durch das ECM mit ein paar Klicks gekürzt werden.
Ein praktischer Vorteil ist auch die Einsparung von Platz, welche grade in kleinen Unternehmen ein großer Vorteil ist. Der Platz, der zur Lagerung von Akten genutzt wird, kann durch die eAkte für andere Tätigkeiten genutzt werden. Die Nutzung von eAkten bietet sogar Raum für weitreichende strukturelle Veränderungen im Unternehmen. Neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten können nun eingeführt werden.
Der Erfolg jeder Veränderung im Unternehmen hängt immer auch mit den Einstellungen der Mitarbeiter zusammen. Wenn Sie die eAkte im Unternehmen implementieren wollen, müssen Sie daher in erster Linie die Mitarbeiter auf Ihre Seite ziehen. Zeigen Sie ihnen auf, welche Vorteile mit der neuen Verwaltung einher gehen und ziehen Sie ihr Personal bewusst in den Planungsvorgang mit ein. Schließlich sind sie diejenigen, die später mit den Akten arbeiten müssen. Durch Mitarbeiterschulungen und Feedbackschleifen während der Implementierung maximieren Sie den Implementierungserfolg. Daher unser Fazit an Sie: Steigen Sie mit der eAkte auf eine digitale Verwaltung um und profitieren auch Sie von den viele Vorteilen.