Sie möchten ihre Dokumente digital archivieren, wissen aber nicht, was sie dabei beachten müssen? In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie Ihre Dokumente GoBD konform ablegen.
Viele Unternehmen sind bereits auf elektronische Verwaltungssysteme umgestiegen. Doch auch die digitale Verwaltung muss sich an ganz bestimmte Regularien halten. Dazu zählt die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung), die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme). Eine der wichtigsten Verordnung der elektronischen Archivierung ist die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Ein Verstoß gegen die Verordnungen kann empfindliche Geldstrafen mit sich bringen und vor allem das Image des Unternehmens schädigen. Damit dies nicht passiert, geben wir Ihnen in diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die ordnungsgemäße Archivierung von Dokumenten in ihrem Unternehmen gewährleisten können.
Um eine digitale Verwaltung gewinnbringend im Unternehmen einzusetzen, bietet es sich an, in ein passendes Dokumentenmanagement -System zu investieren. Diese Systeme bündeln alle unternehmensinternen und -externen Dokumente und bieten dadurch einen umfassenden Überblick. Da alle Dokumente online eingesehen, bearbeitet und archiviert werden können, kann durch ein DMS viel Zeit und Arbeitskraft gespart werden. Ein DMS hilft ebenfalls dabei, die GoBD -Verordnung einzuhalten. Zur Orientierung folgen einige Merksätze, die formulieren, was es bei der elektronischen Archivierung zu beachten gibt.
- Dokumente werden, gemäß rechtlicher und interner Anforderungen, aufbewahrt:
Die Archivierung bestimmter Dokumente ist abhängig von der Dokumentenart und dem jeweiligen Einsatzgebiet. So sollten Unternehmen neben den gesetzlichen Vorschriften auch eine eigene Struktur aufstellen, damit die Dokumente in den verschiedenen Arbeitsprozessen leicht gefunden und eingesehen werden können. - Kein Dokument darf verloren gehen:
Dieses Risiko ist zwar im Umgang mit Papierdokumenten deutlich höher, spielt aber auch in der elektronischen Verwaltung eine wichtige Rolle. So müssen alle Dokumente vollständig erfasst und im Archiv abgelegt werden. Andernfalls können Prozesse nicht mehr lückenlos nachvollzogen werden, wodurch auch die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt sind. - Dokumente sollten zeitnah archiviert werden:
Eingehende Dokumente sollten zeitnah in das System eingefügt werden. Je schneller die Dokumente im elektronischen Archivsystem eingegliedert sind, desto schneller sind sie für alle Mitarbeiter verfügbar. Ein Dokumentenmanagement -System kann schließlich nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn es vollständig ist. - Jedes Dokument muss sich mit seinem Original decken:
So besteht die Anforderung an Unternehmen, dass archivierte Dokumente dem Original zu jeder Zeit beweissicher entsprechen muss. Dabei kann es sich um inhaltliche Identität oder bildlicher Übereinstimmung handeln. Ein DMS dokumentiert alle Änderungen an einem Dokument, wodurch das Original stets abrufbar ist. - Dokumente dürfen nur von berechtigten Nutzern eingesehen werden:
Aus Datenschutzgründen dürfen nicht alle Dokumente von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Um dies zu gewährleisten, muss ein Unternehmen ein Berechtigungskonzept entwickeln, welches sensible Daten besonders schützt. Lange Passwörter und zwei Faktoren Verschlüsselungen können hier Abhilfe schaffen. - Frühestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Dokumente gelöscht werden:
Wie bereits erwähnt, haben bestimmte Dokumente bestimmte Aufbewahrungsfristen, die dringend eingehalten werden müssen. Der Zeitpunkt dieser Fristen orientiert sich an rechtlichen Vorschriften. Ein DMS ist in der Lage, an Fristen zu erinnern und trägt so maßgeblich dazu bei, dass die Verordnungen eingehalten werden. - Die Dokumente müssen jederzeit abrufbar sein:
Dieser Merksatz bezieht sich auf die Prüfbarkeit der Dokumente. Eine digitales Management -System erfüllt diese Aufgabe, indem es die Daten nicht nur jeder Zeit, sondern auch jeden Orts abrufbar macht.
Es lässt sich festhalten, dass ein DMS dabei hilft, die rechtlichen Anforderungen bezüglich der Dokumentenverwaltung einzuhalten. Das System vereinfacht aber nicht nur die Einhaltung der Richtlinien, sondern schafft zusätzlich Zeit und Arbeitskapazität, die im Unternehmen an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Die Investition in ein DMS lohnt sich daher in jedem Fall. Wir helfen Ihnen gerne, ein passendes DMS für Ihr Unternehmen zu finden und Ihnen so die Einhaltung der Archivierungsrichtlinien zu vereinfachen.