Was genau Bedeutet E-Invoicing und wie kann mein Unternehmen davon profitieren? In diesem Artikel klären wir alle Fragen, die Sie zum Thema eRechnungen wissen müssen.
E-Invoicing, auch elektronisches Rechnungsmanagement genannt, beschreibt alle Prozesse rund um das Versenden, Empfangen und Bearbeiten von digitalen Rechnungen und Belegen. Die Nutzung elektronischer Rechnungen bietet erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen. Die Kosten- und Zeitersparnisse, die durch elektronische Rechnungen entstehen, wirken sich langfristig auf das Unternehmen aus. Wir erklären Ihnen, wie E-Invoicing funktioniert und welche Vorteile Ihr Unternehmen dadurch hat.
Die Voraussetzung für die Nutzung eines digitalen Rechnungsmanagements ist, dass im Voraus alle notwendigen Belege, Quittungen und Rechnungen digital zur Verfügung stehen, sprich, gescannt werden. Ist das nicht der Fall kann kein einheitlicher Überblick gewährleistet werden und das Potenzial von eRechnungen wird nicht ausgeschöpft. Im Gegenteil. Laufen Rechnungsprozesse parallel digital und analog ab, führt das zu zunehmenden Chaos in der Verwaltung und kostet ihre Mitarbeiter viel Zeit und Nerven.
Eine digitale Rechnungsverwaltung ermöglich eine medienbruchfreie Darstellung und Bearbeitung der Dokumente. Die Automatisierung verschiedener Arbeitsschritte wird nun möglich. So können Durchlaufzeiten für aus- und eingehende Rechnungen deutlich verkürzt werden. Fehlerquellen innerhalb der Prozessschritte werden ebenfalls minimiert. Von der Produktion und dem Versand über Zahlungskontrollen und Mahnungen bis zur Zahlungsverbuchung und Archivierung können alle Arbeitsschritte eines Vorgangs nachvollzogen werden. Durch elektronische Rechnungen werden somit Prozesskosten bis zu 80 Prozent gesenkt. Zusätzlich werden Material-, Druck- und Portokosten gespart.
Die Liquidität des Unternehmens profitiert ebenfalls von der Nutzung elektronischer Rechnungen. Durch die Beschleunigung des Rechnungsausgangs wird das Geld schneller überwiesen. Die fixen Kosten der Rechnungsbearbeitung werden durch die transaktionsbasierte Abrechnung zu steuerbaren variablen Kosten. Insgesamt wird damit die Flexibilität des Rechnungsmanagements erhöht. Rechnungen und weitere Transaktionsdokumente können leicht elektronisch ausgetauscht werden. So werden alle Wünsche der Geschäftspartner erfüllt. Mit der Nutzung elektronischer Rechnungen steigern Sie die Kontrolle über die einzelnen Rechnungsprozesse: Dokumentenfreigaben, Versand und Empfang lassen sich kontrolliert steuern. Da Sie alle Informationen online abrufen können, haben Sie einen guten Überblick und direkten Zugriff auf einzelne Arbeitsschritte. Dabei können die Dokumente nach Kunden, Projekten, Ein- und Ausgangslisten geordnet werden.
Wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht, ist die Sicherheit der Daten stets ein wichtiges Thema. Durch gesicherte Leitungen, verschlüsselte Übertragung und die penible Einhaltung aller Gesetze ermöglichen elektronische Rechnungen größtmöglichen Datenschutz. Dazu zählt auch die Einhaltung rechtlicher Richtlinien und die fristgerechte Umsetzung von eRechnungs-Standards.
Nicht zuletzt profitiert die Umwelt von einer elektronischen Rechnungsabwicklung. Durch den Verzicht auf Papier werden viele Ressourcen gespart, darunter auch Platz zur Archivierung der Dokumente. Mit dieser umweltfreundlichen Lösung demonstrieren Sie Fortschrittlichkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein gegenüber der Umwelt. Damit formen Sie ein ansprechendes Image gegenüber Geschäftspartnern und potenziellen Kunden.
In ganz Europa steigen mehr und mehr Unternehmen auf digitales Rechnungsmanagement um. In Österreich werden strukturierte eRechnungen bereits vorgeschrieben. Es wird daher höchste Zeit, den Papierrechnungen den Rücken zu kehren und in nachhaltige, zukunftsorientierte Lösungen zu investieren.