Sie möchten ihre Finanzprozesse schneller und vor allem fehlerfrei gestalten? Lernen Sie in diesem Artikel, wie sie Ihr Rechnungsmanagement effektiver ausarbeiten können.
Wir befinden uns aktuell in der Zeit der digitalen Transformation. Deutlich wird dieser Zustand vor allem in der Unternehmensverwaltung. Viele Unternehmen nutzen bereits einige digitale Verwaltungstools, arbeiten jedoch teilweise noch mit analogen Daten. Durch dieses gemischte Dokumentenmanagement ist es stets ein großer Aufwand, den Überblick zu behalten und sowohl analoge als auch digitale Rechnungsbelege zeitnah zur Verfügung zu stellen. Je größer das Unternehmen und je mehr Verantwortliche in einen Rechnungs-Prozess eingebunden sind, desto schwieriger ist es, Transaktionsprozesse nachzuvollziehen. Das bedeutet Stress für Mitarbeiter, hohes Zeitinvestment und unzufriedene Kunden. Die Lösung dieses Problems lautet digitales Rechnungsmanagement.
Durch das digitale Rechnungsmanagement können alle Rechnungen und Belege digital bearbeitet und freigegeben werden. Dafür müssen zunächst alle analogen Dokumente digitalisiert werden. Dieser Schritt ist enorm wichtig, um automatische Weiterverarbeitungen zu ermöglichen und bietet großes Einsparpotenzial. Laut des Billentis Market Report werden durch die Nutzung von digitalem Rechnungsmanagement mit Kosteneinsparungen von über 60 Prozent gegenüber der konventionellen Rechnungsverarbeitung möglich. Das betrifft vor allem Papier und Porto für Rechnungen. Außerdem entfallen viele manuelle Arbeitsschritte, wie das Abtippen von Rechnungsinformationen und damit verbundene Korrekturen.
Unterschiedliche Programme sind in der Lage, den Rechnungseingang zu automatisieren. So können Rechnungen aus verschiedenen Online-Portalen oder E-Mail-Postfächern automatisch an einem zentralen Ort abgespeichert werden. Auch Belege können schnell und einfach digitalisiert werden und lassen sich per Volltextsuche im System innerhalb von Sekunden finden. Workflows wie Rechnungsfreigaben und Rechnungsprüfungen werden durch das digitale Management unterstützt und transparent, da Auswertungsfunktionen einen schnellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben liefern. Belege können automatisch an Dritte (Bsp. Steuerberater) weitergeleitet werden.
Aktuell haben sich viele Anbieter für elektronisches Rechnungsmanagement am Markt etabliert. Jede Software bietet unterschiedliche Vorteile und Funktionen an. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen die Software zu finden, die am besten zu ihrem Unternehmen passt. Durch umfangreiche Analysen und der Aufstellung einer Zieldefinition finden wir eine Lösung, die zu ihren individuellen Bedürfnissen passt. So können Sie bald von den vielseitigen Vorteilen des digitalen Rechnungsmanagements profitieren und die digitale Transformation in ihrem Unternehmen vorantreiben.