Wenn es um die Implementierung eines DMS geht, machen sich viele Unternehmen Sorgen um den Datenschutz. Warum ein DMS die sichere Alternative zur analogen Papierverwaltung ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Digitalisierung hat das Arbeitsleben erheblich verändert. Viele Prozesse, darunter einige Verwaltungsprozesse, laufen heute digital ab. Durch eine digitale Verwaltung sparen Unternehmen viel Zeit, Geld und Ressourcen. So können Mitarbeiter bestimmte Dokumente direkt online einsehen, für die sie früher noch in Kellerarchive laufen mussten. Um Übersichtlichkeit und Ordnung in die digitale Verwaltung zu bringen, nutzen Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme. Diese Systeme speichern alle Dokumente des Unternehmens zentral ab. So können Sie von allen Mitarbeitern unabhängig von Zeit und Ort eingesehen werden. Homeoffice und die Gestaltung eines flexiblen Arbeitsalltags werden somit möglich. Ein DMS bietet viele weitere Funktionen, welche die Prozesse im Unternehmen beschleunigen. Die Volltextsuche beispielsweise ermöglicht eine sekundenschnelle Dokumentensuche durch bestimmte Schlüsselwörter. Durch die gesparte Zeit können sich die Mitarbeiter des Unternehmens anderweitigen Aufgaben widmen und deutlich effizienter arbeiten.
Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind datenschutzrechtlichen Aspekte für Unternehmen von höchster Priorität. Viele Unternehmen zögern, wenn es darum geht unternehmensrelevante Daten in einer Cloud zu speichern. Da die Rechenzentren, mittels derer die Cloud betrieben wird, häufig im Ausland liegen, herrscht große Unsicherheit darüber, was den Datenschutz dieser Server betrifft. Alternativ kann ein DMS auch auf den eigenen externen Server betrieben werden. Viele Unternehmen haben so weniger Sorge um die Sicherheit ihrer Daten. Allerdings bringt diese vollständige Kontrolle über die Hardware auch eine entsprechende Verantwortung mit sich. So muss sich beispielsweise regelmäßig um die Wartung gekümmert werden. Außerdem ist beim hauseigenen Server eine bestimmte IT-Kenntnis von Vorteil. In kleinen Unternehmen ist dies oft nicht gegeben. Eine Cloudlösung bietet in dieser Hinsicht viele Vorteile.
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass beide Versionen eines DMS deutlich sicherer sind, als vermutet. Sind die Daten digital abgespeichert, sind sie besser vor äußeren Einflüssen wie Feuer, Wasserschäden und Einbrüchen gesichert. Außerdem sind die Daten im DMS immer mit einem Passwort geschützt. Durch individuelle Passwörter und Zwei-Faktoren-Authentifizierung können besonders sensible Daten weitergehend geschützt werden. Dabei ist es irrelevant, ob das DMS über lokale Server, oder eine Cloud-Anwendung betrieben wird. Es kommt letztlich immer darauf an welche Maßnahmen man zum Schutze des lokalen Servers, oder der Cloudlösung trifft.
Diese Maßnahmen sind nicht zwangsweise technischer Natur. Das Verhalten der Mitarbeiter ist ebenfalls relevant. Bei der Vergabe von zu einfachen Passwörtern oder im Umgang mit Spam-Mails können leicht Sicherheitslücken entstehen. Es ist also wichtig, die Mitarbeiter über diese Risiken aufzuklären und somit IT-Sicherheit zu fördern. Dann ist ein DMS, lokal oder in der Cloud ein sicheres Tool zur Dokumentenverwaltung.