Zu der Implementierung eines DMS gehört mehr dazu, als eine einfache Software herunter zu laden. Schulungen, Seminare und Trainings spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle. Erfahren Sie in diesem Artikel welche Vorbereitungen Sie treffen müssen und ab wann die Software im Alltagsbetrieb aufgenommen werden kann.
Die Nutzung einer neuen Software im Unternehmen bedeutet immer eine große Veränderung. Schließlich verändert sich dadurch der gesamte Arbeitsalltag im Unternehmen. Wird diese Veränderung zu schnell, oder zu chaotisch umgesetzt, kann das Konsequenzen für das Arbeitsklima bedeuten. Der Implementierungsprozess muss daher transparent und geordnet ablaufen. Doch ab welchem Zeitpunkt kann das DMS schließlich im Betriebsalltag genutzt werden? Diese und weitere Fragen klären wir im Laufe des Artikels.
Wir leben in einer zunehmend digitalen Welt. 67% der Deutschen sind der Meinung, dass ihre sozialen Kontakte zukünftig immer mehr Online, bzw. im Internet stattfinden werden1.
So ist es nicht verwunderlich, dass sich unser Arbeitsleben ebenfalls zunehmend digitalisiert. So können Unternehmen durch die Digitalisierung auch eine Menge Geld sparen - vor allem in der Verwaltung. Wer seine Dokumente digital verwaltet, kann in vielerlei Hinsicht davon profitieren. Druck- und Papierkosten entfallen. Ebenso wie die umständliche Suche nach bestimmten Dokumenten in Regalen voller Aktenordnern. Sind all diese Informationen und Dokumente online abrufbar, können sie innerhalb weniger Sekunden gefunden und bearbeitet werden. Es ist allerdings nicht hilfreich, alle im Unternehmen existierenden Dokumente einfach wahllos zu scannen. Um wirklich von der digitalen Dokumentenverwaltung zu profitieren, muss eine Software genutzt werden, welche in der Lage ist, die Dokumente geordnet abzuspeichern, zu kategorisieren und für jeden Mitarbeiter einsehbar zu machen. Die Software, die all diese Komponenten miteinander verbindet, heißt DMS.
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement -System. Diese Softwarelösungen sind in der Lage, alle unternehmensrelevanten Dokumente zu verwalten. Dazu zählen Rechnungen und Verträge ebenso wie Tabellenkalkulationen oder Grafiken. Durch diese ganzheitliche Verwaltung ist ein DMS in der Lage, einen Überblick aller Informationen zu gewährleisten. Sollten sich Unternehmen dazu entscheiden ein DMS zu implementieren, müssen im Vorfeld einige Vorkehrungen getroffen werden. Wann genau ein DMS im Alltagsbetrieb genutzt werden kann ist daher von vielen Faktoren abhängig, und nicht pauschal zu beantworten.
Handelt es sich bei der Inbetriebnahme um eine On-Premise DMS -Lösung, wird das Projekt deutlich umfangreicher als die Einführung eines cloudbasierten Systems. Grund dafür ist die damit verbundene Vorbereitung. So müssen Unternehmen bei einer On-Premise Lösung die gesamte Inbetriebnahme in eigener Initiative abwickeln. Bei einer cloudbasierten DMS Lösung abonnieren Unternehmen lediglich die Software.
Einen großen zeitlichen Faktor bildet die Vorbereitungsphase. So gibt es DMS Lösungen, welche direkt nach Abschluss des Abonnements eingesetzt werden. Bei einem On-Premise DMS ist das meist nicht möglich, da das System auf den hauseigenen Servern installiert werden muss. Dies soll jedoch nicht bedeuten, dass von einer lokalen Lösung abzuraten ist. So haben Unternehmen bei einer On-Premise Lösung die volle Kontrolle über das System und können es ggf. nach eigenen Wünschen anpassen.
Ein weiterer Faktor, der bei der Inbetriebnahme zu beachten ist, ist die Gestaltung der Implementierung. So kann sich ein Unternehmen einerseits dazu entscheiden, das DMS auf einen Schlag im gesamten Unternehmen zu implementieren. Andererseits besteht die Möglichkeit, das DMS Stück für Stück im Unternehmen einzuführen.
Um das DMS unmittelbar in allen Geschäftsbereichen zur Nutzung zur Verfügung zu stellen, ist eine gute Vorbereitung dringend notwendig. Sollte dies nicht der Fall sein, können sich schnell Probleme und offene Fragestellungen anhäufen. In diesem Fall steht das Unternehmen dann vor einer kaum zu bewältigenden Herausforderung, welche viel Zeit kostet.
Die andere Möglichkeit ist die iterative Einführung des DMS. Unternehmen können beispielsweise zu Beginn nur einen Teil der DMS-Funktionen zur Verfügung stellen. Sind die Mitarbeiter mit den grundlegenden Funktionen des DMS vertraut, können zusätzliche Funktionen hinzugenommen werden, wodurch sich der Funktionsumfang systematisch und strukturiert ausdehnt. Je nach Unternehmensgröße kann es auch sinnvoll sein, erst in einer Niederlassung mit dem DMS zu starten und das System dann auf das gesamte Unternehmen auszuweiten.
Während der Vorbereitungsphase sollte auch genug Zeit für eine umfassende Mitarbeiter Schulung geplant werden. Schließlich hängt der Erfolg eines DMS maßgeblich von den Mitarbeitern ab, die das System im Alltag benutzen werden. Fühlen sich die Mitarbeiter im Umgang mit dem System nicht sicher, werden sie mit Ablehnung darauf reagieren. Außerdem kann das Potenzial des DMS durch falsche oder unsichere Nutzung nie komplett genutzt werden.
Je nach Nutzungs- und Lizenzmodell kann die Komplexität des DMS stark variieren. Dementsprechend ist auch die Frage nach dem zeitlichen Aufwand einer DMS-Implementierung nicht pauschal zu beantworten. Die Entscheidung, welches DMS im Unternehmen genutzt wird, sollte jedoch nicht von der Implementierungsdauer abhängig sein. Schließlich kann die Investition in ein DMS nur dann Früchte tragen, wenn das System auf die individuellen Ansprüche des Unternehmens zugeschnitten ist und dessen Anforderungen gerecht wird.
1 BMBF. (21. September, 2020). Wie stellen Sie sich unsere Gesellschaft in zehn Jahren vor, welche der folgenden Aussagen werden dann wohl auf unsere Gesellschaft zutreffen? [Graph]. In Statista. Zugriff am 26. März 2021, von https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1175424/umfrage/zukunftserwartungen-fuer-deutschland/