Ein DMS zu implementieren bedeutet, eine große strukturelle Veränderung für das gesamte Unternehmen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie sich optimal auf die Einführung eines DMS vorbereiten.
Bei der Einführung eines DMS gibt es einiges im Vorfeld zu beachten. Gerade zu Beginn wissen viele Unternehmen nicht, wonach genau sie bei einem DMS suchen. Um etwas Licht ins Dunkle zu bringen, wird in diesem Artikel erläutert, was es bei der Suche nach einem DMS zu beachten gilt und wie sie Ihr Projekt erfolgreich umsetzen.
Um zu verstehen wie sich ein Unternehmen bestens auf die Implementierung eines DMS vorbereit, wird zunächst erläutert, worum es sich bei einem DMS handelt. Der Terminus „DMS“ steht für Dokumentenmanagement -System. Diese Systeme dienen der Verwaltung eines Unternehmens, indem sie alle Dokumente des Unternehmens übersichtlich organisieren. Durch die Digitalisierung hat sich in vielen Unternehmen eine Mischform der analogen und digitalen Dokumentenverwaltung etabliert. Dieser Zustand sorgt für Unübersichtlichkeit und Chaos, wenn es um die Suche bestimmter Dokumente geht. Zusätzlich gehen täglich unzählige Dokumente mit verschiedenen Formaten und Inhalten im Unternehmen ein. Unter diesen Umständen den Überblick zu behalten, ist nicht leicht.
Genau hier hilft ein Dokumentenmanagement -System. Dokumentenmanagement -Systeme bilden eine zentralisierte Datenbank, welche alle eingehenden und ausgehenden Dokumente kategorisiert abspeichert. So sind alle Dokumente übersichtlich abgespeichert und den Mitarbeitern der Firma unabhängig von Zeit und Ort zugänglich. Falls Mitarbeiter Änderungen an einem Dokument vornehmen, werden diese automatisch protokolliert und das neue Dokument abgespeichert. Durch diese Art der Verwaltung gibt es stets eine valide Version des Dokuments, welche abteilungsübergreifend abgerufen werden kann. Durch die Automatisierung dieser simplen Prozesse wird viel Zeit gespart, wodurch neue Ressourcen freigesetzt werden. Außerdem spart das Unternehmen durch die Nutzung eines DMS Papier- bzw. Druckkosten.
Um von all diesen Vorteilen eines DMS zu profitieren, muss eine passende DMS-Lösung gefunden werden. Schließlich haben unterschiedliche Unternehmen auch verschiedene Ansprüche an das neue System. Um sich während des Projekts einer DMS-Einführung nicht zu verirren, müssen daher im Vorfeld einige Fragen geklärt werden. Mit diesen Schritten helfen wir Ihnen, bei der Suche nach einem passenden DMS einen kühlen Kopf zu behalten.
- Analyse des IST-Zustandes
Zunächst sollte die aktuelle IST-Situation im Unternehmen detailliert analysiert werden. Dabei müssen vor allem Organisation und Verwaltungsabläufe untersucht werden. So lässt sich feststellen, wo die problematischen Schnittstellen liegen, die das DMS beheben soll. Ist einmal klar, wo die Verbesserungspotenziale liegen, kann nun gezielt nach einer passenden DMS- Lösung gesucht werden. - Ziele setzen
Aus der vorhergehenden Analyse lassen sich konkrete Zielsetzungen ableiten. Meist werden hier ermittelte Anforderungen als Basis genommen, um Zielsetzungen klar zu formulieren. Wichtig ist in diesem Schritt, wirklich konkrete Ziele zu formulieren. Einfache „Kosteneinsparungen“ sind nicht zielführend. - Wie kann das DMS helfen?
Nun soll formuliert werden, an welchen Stellen das DMS Einfluss auf die Zielsetzung hat und wie es das Unternehmen in seinem Vorhaben unterstützen kann. Sind diese Punkte genau definiert und festgelegt, kann auf dieser Grundlage entschieden werden, welche DMS Lösung am ehesten zu Ihren Unternehmenszielen passt.
Zusammengefasst kann sich jedes Unternehmen, welches im Begriff ist, ein Dokumentenmanagement -System einzuführen, auf diverse Vorteile und Einsparungen freuen. Um das vollste Potenzial aus einem DMS zu schöpfen, sollte dieses Vorhaben jedoch gründlich vorbereitet werden. Schließlich sollte die Software zum Unternehmen passen und auf dessen individuelle Bedürfnisse abgestimmt sein.