In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen durch die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems entlasten und so einen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Ausgelöst wurde dieser Wandel durch neue Technologien, Innovationen und gesellschaftliche Strömungen. Insbesondere die Digitalisierung hat immensen Einfluss auf die sich stetig ändernde Arbeitswelt. In der Arbeitswelt bedeutet Digitalisierung vor allem die Vernetzung einzelner Prozesse, die Sammlung von Daten und die neue Flexibilität, jederzeit auf diese zugreifen zu können.
Eine Software, die all diese Komponenten miteinander vereint, ist ein Dokumentenmanagement-System. Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, die der Verwaltung digitaler Dokumente dient. Dies betrifft Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Grafiken, Protokolle, Rechnungen etc. Das bedeutet natürlich auch, dass einige Dokumente, die bislang nicht digital existieren, digitalisiert bzw. gescannt werden müssen. Das DMS fungiert nicht einzig als Ablagesystem oder digitaler Aktenordner. Es enthält zusätzliche Kollaborations- und Automatisierungsfunktionen, welche die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtern. Ein DMS kann Dokumente unter spezifischen Kriterien automatisiert ordnen und abspeichern. Dadurch entsteht Ordnung und eine Zeitersparnis für die Mitarbeiter. Diese müssen nun nicht mehr lange und umständlich in Aktenordnern nach ihrem Wunschdokument suchen, sondern können es online abrufen und dort direkt bearbeiten und abspeichern. So werden Personalressourcen offengelegt, die sonst durch administrative Tätigkeiten „verschwendet“ werden. Außerdem hilft die Automatisierungsfunktion des DMS, Dokumente DSGVO-konform zu verarbeiten. Viele DMS Lösungen bieten eine revisionssichere Aufbewahrung an. Dokumente werden indexiert und Änderungen am Dokument werden protokolliert.
Da ein DMS im gesamten Unternehmen genutzt wird, werden auch Workflows über Abteilungsgrenzen hinweg optimiert. So sind Arbeitsabläufe für alle beteiligten transparenter nachvollziehbar. Um trotzdem sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf einzelne Dokumente haben, kann ein angemessenes Berechtigungskonzept genutzt werden. Dieses sorgt dafür, dass Nutzer nur die Berechtigung für Dokumente erhalten, die sie für die Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen.
Vor allem für kleinere Unternehmen stellt sich bei der Implementierung einer solchen Software die Frage nach den damit verbundenen Kosten. Durch die steigende Popularität der DMS-Nutzung gibt es mittlerweile viele erschwingliche Dokumentenmanagement-Software Lösungen, die sich bereits für Unternehmen kleinerer Größe rentieren. Durch die Einsparung administrativer Aufgaben und Druck- bzw. Versandkosten sind die Kosten für ein DMS schnell gedeckt.
Ein nicht zu unterschätzender Vorteil eines DMS ist die Usability (Nutzerfreundlichkeit). Da die Dokumente ganzheitlich an einem Ort gespeichert sind bzw. automatisiert kategorisiert und geordnet werden, fällt für viele Mitarbeiter die oft stressige Suche nach Dokumenten weg. Sie können innerhalb des Systems leicht ihr gewünschtes Dokument suchen und direkt online bearbeiten und abspeichern. Außerdem erinnert es automatisch an Abgabe- oder Löschfristen wodurch Versäumnisse und Fehlerquellen vermieden werden. Das DMS funktioniert simpel, schnell, zuverlässig und effizient.
All diese Eigenschaften eines DMS tragen dazu bei, ein Unternehmen im Tagesgeschäft immens zu entlasten, wodurch langfristig ein Wettbewerbsvorteil entsteht.
Von einer solchen Software können Unternehmen aller Größen profitieren. Wichtig ist nur, dass sie auf die speziellen Bedürfnisse/ Anforderungen des Unternehmens ausgelegt ist. Durch die Entlastung im administrativen Bereich können Unternehmen Ressourcen sparen und sich so bei der Konkurrenz durchsetzen.