Der Traum vom papierlosen Büro. Für manche in weiter Ferne, für andere bereits Alltag. In diesem Artikel erfahren Sie, wie dokumentenzentrische Prozesse und digitale Verwaltung helfen, den Workflow ihres Unternehmens zu fördern.
Was meinen wir, wenn wir davon sprechen den „Workflow“ zu optimieren? Unter dem Begriff „Workflow“ versteht man alle Arbeitsabläufe im Unternehmen. Dazu zählt auch, wer was bis wann erledigen muss und ab welchem Punkt ein Prozess schließlich als abgeschlossen gilt. Dabei werden Verantwortlichkeiten festgelegt, wie zum Beispiel, welcher Mitarbeiter wie und wo bestimmte Dokumente abzulegen hat, damit alle Beteiligten des Workflows Zugriff auf für sie relevante Unterlagen haben. Ein guter Workflow steht daher im unmittelbaren Zusammenhang mit einer guten Unternehmensverwaltung. Wenn die Verwaltung langsam und kompliziert abläuft, hat das Auswirkungen auf die gesamten Unternehmensprozesse. Vor allem die analogen Prozesse, das Ausdrucken, Abheften, Sortieren und Suchen von Dokumenten raubt vielen Unternehmen kostbare Zeit. Eine Onlineumfrage hat ergeben, dass 62% der Befragten finden, dass bei ihnen auf der Arbeit zu stark mit Dokumenten in Papierform gearbeitet wird.1
Viele Unternehmen arbeiten aktuell bereits digital. Das heißt, sie nutzen verschiedene Workflow Tools, um die Geschäftsprozesse zu digitalisieren und teilweise zu automatisieren. Die Frage, die sich die meisten Unternehmen allerdings bei der Implementierung digitaler Lösungen nicht stellen ist: „Welche Lösung passt zu mir?“. Digitale Tools nutzen, nur um einen „Trend“ hinterher zu laufen, hilft weder der Unternehmens-Organisation noch den Umsatzzahlen. Digitale Tools bieten die Möglichkeit, einzelne Arbeitsschritte in der Prozesskette zusammenzuführen und zu steuern, um dokumentenzentrische Prozesse zu kreieren. Dazu gibt es eigenständige Workflowlösungen, aber auch ganze Verwaltungssysteme, wie beispielsweise Dokumentenmanagement-Systeme, oder Enterprise Content Management-Systeme.
Um herauszufinden, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, muss zunächst geklärt werden, für welche Art von Prozess eine Prozesssteuerungsfunktion als sinnvoll erachtet wird. Dimensionen, die dabei ins Gewicht fallen sind beispielsweise „Häufigkeit des Prozesses“, „Dauer“, „Anzahl der Beteiligten“ oder ähnliches. Unternehmen und Organisationen, die vornehmlich dokumentenzentrische Prozesse unterstützen bzw. automatisieren möchten, sind mit einer DMS basierten Workflow- und Postkorbfunktion bereits gut bedient. Einige Dokumentenmanagement-Systeme bieten bereits Prozessgestaltungsmöglichkeiten für einfache Dokumentenworkflows (z.B. Freigabeprozesse). Für umfangreiche Prozessabläufe können Enterprise Content Management Systeme genutzt werden (z.B. Steuerung oder Automatisierung des Bestellwesens).
Enterprise Content Management Systeme dienen der Erstellung, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten. So ist nicht nur die Abbildung, sondern auch die Erstellung und Bearbeitung jeglicher Dokumente im System möglich.
Enterprise Content Management Systeme sind in der Lage, alle Unternehmensdokumente, auch zu bestimmten Geschäftsobjekten (z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter), strukturiert nach unterschiedlichen Kriterien bereitzustellen. Außerdem können unstrukturierte Dokumente mit anderen Dokumenten verknüpft und überarbeitet werden. Auch das E-Mail Postfach kann in dieses System integriert werden. Die Verwaltung der Dokumente kann über dokumentenzentrische Workflowfunktionen erfolgen.
Bei steigender Komplexität der zu steuernden Prozesse reichen einfache Prozesssteuerungsfunktionen nicht mehr aus. Viele Unternehmen klammern sich jedoch an ihre Compliance Regeln, deren (veraltete) Prozessstandards jedoch längst nicht mehr ausreichen. In diesem Fall müssen Prozessregeln zentral und für den einzelnen Anwender unveränderlich neu definiert werden.
Um herauszufinden welche Workflowtools die dokumentenzentrischen Prozesse sinnvoll unterstützen, müssen im Vorfeld einige wichtige Schritte erfolgen.
Zunächst müssen die Funktionen klar voneinander abgegrenzt werden. Das heißt, es muss eine klare Trennung der einzelnen Prozessschritte erfolgen (Beispielsweise Dokumentenerfassung von Klassifizierung trennen). Auf dieser Grundlage kann eine Anforderungsanalyse erfolgen. Diese bestimmt, welche Integrationsanforderungen für welche Anwendungsfälle bestehen. Es lässt sich auch ein Anforderungskatalog mit eindeutigen Wertungskriterien erstellen. Diese können beispielweise nach funktionalen Aspekten, Integrations- und Managementmöglichkeiten, Integrationsleistungen und/oder Preismodel ausgerichtet sein. Anhand dieser Analysen lässt sich im nächsten Schritt erschließen, wie die Lösung konzipiert sein muss.
Während der Implementierung einer Workflow Lösung, wie einem DMS oder ECM muss das Unternehmen effizientes Change Management betreiben, damit auch alle Mitarbeiter die Nutzung der neuen Technologie verstehen und verinnerlichen. Wenn sie nicht mit den Tools umgehen können, werden die Prozesse nicht verkürzt, sondern im Gegenteil: Verlängert und verkompliziert.
Welche Tools Sie zur digitalen Transformation nutzen möchten und mit was für einem Verwaltungssystem (DMS/ECM) sie arbeiten bleibt ganz Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass Sie bei dem rasanten technischen Fortschritt, der uns umgibt, nicht das eigentliche Ziel aus den Augen verlieren und stets an die Funktionalität denken. Fragen Sie sich wo die Stolpersteine Ihrer Workflows liegen und wie Sie diese optimieren können. Erst dann kann sich Ihr Unternehmen stetig weiterentwickeln und sich dadurch im aktuellen Wettbewerb durchsetzen.
1 https://www.druckerchannel.de/artikel.php?ID=4071