Die elektronische Posteingangsverarbeitung ist ein wichtiges Feature der modernen Verwaltung. Sachbearbeitungen werden beschleunigt, räumliche Unabhängigkeit ermöglicht und Automatisierungsprozesse gefördert. Welche Vorteile Ihr Unternehmen durch die Nutzung einer elektronischen Posteingangsverarbeitung erlangt, erfahren Sie hier.
Zeitdruck, Kostendruck und Wettbewerbsdruck bestimmen den aktuellen Unternehmensalltag. Die Unternehmen sind daher gezwungen, Ihre Vorgänge besonders schnell und effizient zu bearbeiten. Hinzu kommt eine veränderte Arbeitswelt, welche keine festen bzw. klaren Strukturen mehr aufweist. Unternehmen, die Ihre Dokumente in diesem Kontext noch analog verwalten, haben es schwer mitzuhalten.
Die elektronische Posteingangsverarbeitung ist ein möglicher Weg für Unternehmen, schnell und flexibel am Markt zu arbeiten. Manuelle Tätigkeiten können dadurch automatisiert werden. Dazu zählt zum Beispiel die Sortierung, Klassifizierung, Datenerfassung etc.. Auch Verarbeitungsprozesse und Korrekturvorgänge können vereinheitlicht werden, wodurch Arbeitszeit gespart wird. Die Mitarbeiter des Unternehmens erhalten eine bessere Kontrolle und Übersicht über Geschäftsprozesse. Dabei sind sie stets aktuell informiert und auskunftsfähig. Auch die Führungsebene profitiert, da sie das Unternehmen besser steuern und Prozesse leichter skalieren kann.
Die Vorteile sind offensichtlich: Elektronische Posteingangsbearbeitung beschleunigt die Vorgänge in der Sachbearbeitung und ermöglicht räumliche Unabhängigkeit (durch digitale Übertragungswege). Außerdem findet eine Kostenreduktion statt. Aufgrund von technologischem Fortschritt, Reduzierung der Implementierungsaufwände und sinkenden Lizenzpreisen ist eine elektronische Posteingangsverarbeitung bereits für mittelständische Unternehmen rentabel.
Doch mit der Einführung einer elektronischen Posteingangsbearbeitung kommen gleichzeitig auch Änderungen in der Poststelle des Unternehmens. Um die Mitarbeiter dort nicht zu überfordern, sollte das Knowhow der betreffenden Personen im Vorfeld geprüft und gegebenenfalls aufgebaut werden.
Doch wie läuft eine elektronische Posteingangsverarbeitung ab? Im Grunde kann man den Prozess der elektronische Posteingangsverarbeitung in 4 Schritte gliedern: Scann, Klassifizierung, Datenextraktion, Nachbearbeitung.
Scannen
Um den Posteingangsprozess elektronisch zu gestalten, muss sichergestellt werden, dass alle einzelnen Vorgänge digital stattfinden. Dazu müssen zunächst einige Dokumente gescannt werden. Bevor das geschieht, muss das Unternehmen geklärt haben, wie die elektronische Posteingangsbearbeitung gesteuert werden soll und welche Dokumente sie miteinschließt. Jede Ausprägung hat allerdings seine technischen und organisatorischen Besonderheiten. Das Scannen sämtlicher Papierpost ist nicht wirklich sinnvoll. Zu nennen sind hier beispielsweise Werbung und Kataloge. Sollte man sich dennoch dazu entschließen, den gesamten Posteingang zu digitalisieren, ist es wichtig, dass Sonderfälle erfasst und durch entsprechende organisatorische Maßnahmen bearbeitet werden.
Automatische Klassifizierung
Wie kommt nun Ordnung in diese digitale Datenmasse? Um die elektronisch eingegangenen Dokumente zu sortieren, erfolgt eine automatische Klassifizierung der Eingangspost. So werden zunächst Dokumentenklassen gebildet, welche die Art der Weiterverarbeitung berücksichtigen (Bsp. Rechnungen mit/ohne Bestellbezug, Mahnungen, Bestellungen). Die Klassifizierung kann aufgrund von inhaltlichen, regelbasierten oder formularbasierten Aspekten stattfinden. Das heißt, dass die Software die Dokumente beispielsweise nach bestimmten Begriffen absucht. Oder sie erkennt die Dokumente anhand der Formularstruktur. Es können auch individuelle Regeln definiert werden, die dem System helfen, die eingehenden Dokumente zu ordnen.
Datenextraktion
Bei der Datenextraktion werden die Dokumente inhaltlich erschlossen. Metadaten wie „Absender“, „Empfänger“, „Datum“, „Rechnungsnummer“ oder ähnliches werden in diesem Schritt ermittelt.
Manuelle Nachbearbeitung
Trotz automatisierter Prozesse braucht es häufig noch eine manuelle Verifizierung und Korrektur. Damit nicht jedes Dokument einzeln erneut geprüft werden muss, sollten Kriterien festgelegt werden, nach denen ein Dokument als sicher erkannt gilt und wann es einer erneuten Prüfung bedarf. Erst wenn ein Dokument die Kriterien nicht vollständig erfüllt, wird es manuell nachbearbeitet. Da dies ein sehr zeitaufwändiger Schritt ist, sollte auch hier auf Effizienz geachtet werden. Durch den automatischen Fokus auf die zu bearbeitenden Stellen und weiterer Visualisierungshilfen kann die Weiterverarbeitung der Dokumente schneller erfolgen.
Diese vier Verarbeitungsschritte sorgen schließlich für eine funktionierende elektronische Posteingangsverarbeitung. Es muss jedoch angemerkt werden, das automatisierte Posteingangsbearbeitungen projektindividuelle Lösungen sind. Das heißt, sie funktionieren nicht universal, sondern müssen von Unternehmen zu Unternehmen bzw. Projekt zu Projekt unterschiedlich definiert werden. Eine einheitliche Lösung gibt es nicht. In der Praxis wird die elektronische Posteingangsverarbeitung am häufigsten mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) in Verbindung gebracht. Dokumentenmanagement -Systeme schließen die Posteingangsverarbeitung meist bereits in ihrem digitalen Verwaltungssystem mit ein und sorgen so für eine zuverlässige Datenverwaltung.