Eine Anforderung, die Digitalisierung und Globalisierung mit sich gebracht hat, ist die Flexibilität. Ortsunabhängige Kommunikation wird bereits vorausgesetzt und viele Unternehmen verlangen permanente Erreichbarkeit. So bleiben Sie zuverlässig erreichbar und behalten trotzdem einen kühlen Kopf.
Gleitzeit, Teilzeit, Vertrauensarbeitszeit. Verschiedene Arbeitsmodelle der heutigen Zeit haben einen wichtigen Faktor gemein: die Flexibilität. Nicht nur die Digitalisierung hat mit verschiedenen Tools und Technologien Ihren Teil dazu beigetragen, dass flexibles Arbeiten immer populärer wird. Auch der Zeitgeist hat sich verändert und zu einem Wandel der Ansprüche von Arbeitgebern und Arbeitnehmern geführt. Selbst zu bestimmen, wann der Arbeitstag anfängt oder aufhört ist bereits für knapp die Hälfte aller Deutschen besonders wichtig in Bezug auf flexibles Arbeiten.1
Der „digitale Arbeitsplatz“ verspricht für beide Seiten Flexibilität und Mobilität. Ortunabhängige Kommunikation und keine klare Trennung von Arbeit und Privatleben kann jedoch Fluch und Segen zugleich sein. Die ständige Erreichbarkeit kann zu hohem Druck und Stress führen. In manchen Fällen auch zur Isolierung. Es stellt sich die Frage, welche Technologien das Potenzial haben, dieser negativen Entwicklung entgegen zu wirken und Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusätzlich zu entlasten.
Die Lösung: Ein modernes Dokumentenmanagement-System, auch DMS genannt. Daten und die Verwaltung von Daten haben einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Abläufe von Prozessen in Unternehmen. Dieses Potenzial wird jedoch nicht umfassend genutzt. Um flexibel und agil zu arbeiten, ist eine ganzheitliche und geordnete Verwaltung von Daten und Dokumenten zwingend notwendig.
Die wachsende Vernetzung von Unternehmensbereichen erfordert, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter auf alle Projektinformationen digital zugreifen können. Dieser universelle Zugriff kann nur durch ein Dokumentenmanagement-System erfolgen. Mit einem DMS arbeiten sie souverän und flexibel, ohne dabei Zeit mit dem Suchen bestimmter Daten zu verschwenden.
Ohne einen funktionierenden digitalen Workflow ist keine flexible Zusammenarbeit möglich. Smarte Dokumentenprozesse bilden die Basis bei der Realisierung von Mobile-Working-Konzepten. Relevante Daten aus anderen Prozessen können schon früh in neue Projekte mit einfließen. So werden effiziente Arbeitsergebnisse gesichert.
Diese Herangehensweise vermeidet das zeitaufwendige Suchen nach Dokumenten und umständliche Kommunikationswege, die ebenfalls Zeit kosten. Außerdem werden die Nerven der Mitarbeiter nicht unnötig strapaziert, sodass keine Frustration entstehen kann.
Es lässt sich festhalten, dass ein DMS mit all seinen Vorteilen eine funktionierende Zusammenarbeit – auch vom Homeoffice aus – garantiert. So wird das Entstehen von Stress und Druck verhindert, was für mehr Zufriedenheit seitens der Mitarbeiter und nicht zuletzt auf Seiten des Arbeitgebers führt.
1 Die Zeit. "Sind Ihnen die folgenden Themen in Bezug auf die Flexibilität im Arbeitsleben wichtig und sind Sie mit deren Umsetzung an Ihrem Arbeitsplatz zufrieden?" Chart. 3. Dezember, 2018. Statista. Zugegriffen am 24. Juli 2020. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/965523/umfrage/umfrage-zur-flexibilitaet-im-arbeitsleben-in-deutschland/.