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Die wichtigsten 6 Punkte zu einem digitalen Beschaffungsmanagement: Der Weg hin zu einer verantwortungsvollen Unternehmenskultur.

Die Unternehmenskultur beschreibt nicht nur Image und Prestige des Unternehmens. Sie definiert den gesamten Umgang miteinander: Die Regeln, Beziehungen, Werte, Einstellungen und Grundbedürfnisse der Mitarbeiter. Aber auch die Mission, Vision, Strategie und das Leitbild des Unternehmens werden durch die Unternehmenskultur kommuniziert, auch nach außen. So wird sie auch von Kunden wahrgenommen und ist damit zu einem großen Wettbewerbsvorteil geworden. Werte, soziale Normen, Symbole oder Gesinnungen, all diese Aspekte haben Einfluss auf die Entscheidungsprozesse innerhalb des Unternehmens. Eine gute Unternehmenskultur nimmt Einfluss auf die Erreichung der Ziele eines Unternehmens, bietet den Mitarbeitern halt, sorgt für das allgemeine Wohlbefinden und fördert so die Motivation.

In diesem Artikel beleuchten wir, inwiefern die Unternehmenskultur mit den Prozessschritten des Beschaffungsmanagements zusammenhängt und wie ein modernes Dokumentenmanagement-System darauf Einfluss nimmt.

Die Unternehmenskultur hängt unmittelbar mit dem Erfolg des Unternehmens zusammen. Dies veranlasst Unternehmen, Prozesse und Strukturen zu überdenken und neu zu organisieren. Dazu gehört auch das Beschaffungsmanagement des Unternehmens. Zum Beschaffungsmanagement zählt die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle aller Prozessschritte, die dazu nötig sind, das Unternehmen mit den für die Produktion oder Dienstleistungserstellung benötigten Gütern zu versorgen. Die Maßnahmen des Beschaffungsmanagements werden unter dem Begriff P2P zusammengefasst. P2P bedeutet Purchase to Pay oder auch Procedure to Pay und meint damit alle Vorgänge innerhalb des Unternehmens, die von der Beschaffung bis zur Bezahlung einer Rechnung abgewickelt werden. Man kann dabei auch von einer Prozesskette sprechen, welche von der
Bedarfsmeldung zur Rechnungsbearbeitung reicht.

Für alle diese Schritte gilt es, innerhalb des Unternehmens zu strukturieren und festzulegen, auf welche Art und Weise sie ablaufen. Auch die Unternehmenskultur ist abhängig von der Struktur des Unternehmens, also davon wie die Arbeit aufgeteilt wird und wie die einzelnen Abteilungen zusammenarbeiten. Die harmonische Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ist dabei absolut essenziell für den Unternehmenserfolg.

Die Zusammenarbeit ist geprägt von den Systemen, welche die Mitarbeiter nutzen, um informelle und formelle Prozesse abzuwickeln. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Systeme die Workflows der Mitarbeiter unterstützen, vor allem in der Verwaltung. Es ist nachvollziehbar, dass Mitarbeiter, die erst umständlich nach Dokumenten und relevanten Akten suchen müssen, um in ihrem Projekt voran zu kommen, auch entsprechend viel Stress und Frustration erfahren. Um dieser zusätzlichen Belastung aus dem Weg zu gehen, können Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme nutzen. Diese Software verwaltet alle Dokumente des Unternehmens zentral und vor allem digital. Das heißt, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf alle für sie relevanten Dokumente und Daten haben, ganz unabhängig davon wo und mit wem sie arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten, die bei der Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Papier-Akten entstehen.

Diese digitale Verwaltungsstruktur hat selbstverständlich auch immensen Einfluss auf das Beschaffungsmanagement, da es alle Daten und Dokumente, die für die Prozesse relevant sind, digitalisiert. Beim Purchase to Pay (P2P) fallen einzelne Teilvorgänge an, die auch in verschiedenen Unternehmens- und Organisationseinheiten stattfinden und eine Vielzahl unterschiedlicher Personen involvieren. Auf der einen Seite betrifft das die Beschaffungsmaßnahmen, wie die Bedarfsermittlung, Prüfung, Freigabe, Bestellung, Bestätigung und den Wareneingang. Auf der anderen Seite die Rechnungsbearbeitungsprozesse: Das Scanning, die e-Rechnung, den Abgleich der Bestellung, die Genehmigung und schließlich die Zahlung. Das sorgt für Komplexität und Unübersichtlichkeit, sowie zu einem hohen Zeit- und Personalaufwand und biete Raum für Fehler. Ein digitaler Prozess lässt sich dagegen effizient gestalten, verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit, sorgt für Transparenz und spart Kosten.

Hier sind die Top 6 Punkte, wie Sie mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ihr Beschaffungsmanagement so digitalisieren, dass Ihre Unternehmenskultur davon profitiert:

1. Mitarbeiter bilden sich weiter: Um nicht nur das Unternehmen stetig weiterzuentwickeln, sondern auch dessen Mitarbeiter, ist es wichtig, diese entsprechend zu fördern. Der Umgang mit neuen Tools und digitalen Lösungen muss gelernt und verinnerlich werden. Das hilft nicht nur der persönlichen Entwicklung einzelner Mitarbeiter, sondern sorgt auch für eine Optimierung der Managementprozesse.
2. Transparenz: Wenn Mitarbeiter automatisch den Stand der anderen wissen, können sie sich an ihnen orientieren und frühzeitig Engpässe erkennen. Sie können die Daten anderer oder vorhergehender Projekte einsehen und auf diese aufbauen. Vor allem aber können Führungskräfte durch die transparente Arbeitsweise profitieren, indem sie schnell reagieren und die Prozesse anpassen.
3. Kommunikationswege und Zugänge: Durch die digitale Abwicklung der Dokumentenverwaltung sparen sich die Mitarbeiter nicht nur den Weg zum Aktenschrank. Mittels DMS können sie die Dokumente nach Kategorien ordnen und so gezielt nach Inhalten suchen. Dabei können manche Inhalte mit Zugangsberechtigungen geschützt sein und „nur“ eingesehen werden, während andere universal bearbeitet werden können. So können Änderungen direkt im Dokument erfolgen und müssen nicht erst umständlich kommuniziert werden. Gerade bei den vielen Teilprozessen des P2P ist ein solches Verfahren sinnvoll, da alle internen und externen Stakeholder im Netzwerk eingebunden werden können.
4. Das Netzwerk: Dadurch, dass die Dokumente zentral verwaltet werden und die Mitarbeiter miteinander verbunden sind, können alle Gruppen (mit unterschiedlicher Berechtigung) vereinfacht arbeiten. Das betrifft die unternehmensinterne Arbeit zwischen Abteilungen ebenso wie die Kommunikation zu externen Partnern.
   Die Mitarbeiter fokussieren dadurch nicht einzig ihren Teilbereich, sondern erkennen das große Ganze und ihre individuelle Stellung darin. So können Verbesserungsvorschläge zum Beschaffungsmanagementprozess geäußert werden, die erst durch die Anwendung in der Praxis deutlich werden.
5. Automatisierte Prozesse: Automatisierte Prozesse beschleunigen nicht nur den Workflow, sie sorgen auch für Fehlerminimierung. Ein DMS kann beispielsweise Erinnerungen verschicken oder Dokumente automatisch abheften und kategorisieren. Das beugt Folgen von Konzentrationsfehlern vor. Solche kleinen Fehler sind menschlich und passieren im Arbeitsalltag sehr häufig. Dennoch sind sie eine große Quelle von Frustration, die mit einem DMS erspart bleibt.
6. Kooperation statt Wettbewerb: In einem gemeinsamen System zu arbeiten, sei es auch nur in verwaltungstechnischer Hinsicht, hat auch einen entfernten Teambuilding- Effekt. Da die Zusammenarbeit erleichtert und dadurch auch effektiver gestaltet wird, steigt die Zufriedenheitsrate Rate der Mitarbeiter. Wer digital gut vernetzt ist, fühlt sich am Schreibtisch auch nicht im Stich gelassen und kann flexibel und ortsunabhängig mit den anderen Mitarbeitern arbeiten.

Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse wird also nicht nur das Beschaffungsmanagement vereinfacht, sondern gleichzeitig die ganze Unternehmenskultur des Unternehmens gefördert und gefestigt. Dokumentenmanagement-Systeme sind für viele Organisationen der erste Schritt in die digitale Transformation und daher auch oft eine große Umstellung. Ist er jedoch einmal getan, werden die positiven Effekte wie steigende Mitarbeiterzufriedenheit, Kostenreduktionen und Effizienz schnell sichtbar.
Nur so kann sich ein Unternehmen stetig weiterentwickeln und sich im Wettbewerb gegen die Konkurrenz durchsetzen.