Globalisierung und Digitalisierung haben zu einer weltumfassenden Vernetzung geführt. Damit ist auch die gegenseitige Abhängigkeit gestiegen. Unser Handeln als Unternehmen hängt daher mit Handlungsketten anderer zusammen: Wo beginnt Verantwortung? Wie handeln wir bewusst?
Nach zwei Jahrzehnten der Digitalisierung kann man in Deutschland noch nicht viel spüren. Viele Unternehmen bevorzugen nach wie vor die Arbeit mit analogen Medien. Damit wir im globalen Vergleich nicht das Schlusslicht bilden, heißt der allgemeine Trend also: „Digitalisierung vorantreiben“. Allerdings sollte ein digitaler Wandel nicht überstürzt von statten gehen, schließlich hängen an der Digitalisierung einzelner Unternehmen, deutlich mehr als „nur“ wirtschaftliche Aspekte.
Dieser Artikel beleuchtet die soziale Komponente der Digitalisierung und inwiefern digitale Unternehmen Verantwortung tragen.
Viele Unternehmer sehen in der Digitalisierung die Lösung all ihrer Probleme.
Schließlich können durch neue Technologien Prozesse automatisiert und so ein großes Kostenersparnis erzielen werden. Schnelle und ohne Störung ablaufende Arbeitsprozesse sind ein wichtiger Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Ein Beispiel für so eine Technologie ist ein Dokumentenmanagement-System. Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet alle Dateien und Dokumente im Unternehmen – digital. Dazu werden zunächst alle Dokumente, die in Papierform existieren, gescannt. So sind sie für jeden Mitarbeiter im Unternehmen gleichermaßen abrufbar, von Unterwegs, zuhause oder vom Büro aus. Um die Suche nach den Dokumenten zu erleichtern, werden alle Dateien mit Schlagwörtern versehen und kategorisiert. Durch dieses Verfahren wird ein schneller und effizienter Zugriff auf alle Daten möglich. So wird die Analyse anfallender Arbeiten vereinfacht und die generellen Prozesse im Unternehmen stetig optimiert. Es entfallen einige Routineschritte (Kopieren, Lagern, Auswerten etc.), welche durch ein DMS automatisiert stattfinden.
Ein DMS erleichtert außerdem die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Fristen, da es an diese erinnert und entsprechend kontrolliert. Flüchtigkeitsfehler, die im normalen Arbeitsalltag auftreten, werden dadurch minimiert. Anforderungen des HGB, der GoBD, der DSGVO und eine revisionssichere Ablage aller Dokumente wird von einem DMS garantiert.
Auch die Zusammenarbeit im Team wird durch ein DMS gefördert. Da die Mitarbeiter alle Dokumente abteilungsübergreifend online einsehen können, sind sie besser vernetzt und können sich gegenseitig auf den neusten Stand halten. Die Prozesse im Unternehmen laufen damit schneller und reibungsloser ab, wodurch effizient gearbeitet wird. All diese Aspekte tragen zur Mitarbeitermotivation bei und erleichtern die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Anhand eines Dokumentenmanagement-Systems werden die Vorteile der Digitalisierung deutlich: Ortsunabhängiges Arbeiten, schnelle Arbeitsprozesse, automatisierte Prozessschritte, Vernetzung, Kostenersparnisse, neue Arbeitsmodelle.
Doch schwingt bei all diesen Vorteilen auch immer eine große Verantwortung mit.
Es wurden Studien durchgeführt, mit dem Zweck den Anteil der wegfallenden Arbeitsplätze durch die Digitalisierung festzustellen. Demnach könnten bei fortschreitender Digitalisierung bis 2035 rund 1,5 Millionen Arbeitsplätze abgebaut worden sein.[1] Die Ursache hierfür liegt in den Tätigkeiten, welche in der Zukunft von leistungsfähigeren Robotern übernommen werden können. Das betrifft allerdings primär Branchen im Werkzeug- und Bergbau, oder in der Autoindustrie. Die Studie hat jedoch ebenfalls ergeben, dass in den meisten Regionen beinahe genauso viele neue Jobs in der Informations- und Kommunikationsbranche entstehen. Die Angst, die Digitalisierung nehme Jobs „weg“ ist daher unbegründet. Sie wird die Arbeitswelt jedoch wesentlich umgestalten.
An die Unternehmen entsteht damit die Anforderung, ihre Mitarbeiter frühzeitig zu schulen, damit sie die neuen Technologien auch gewinnbringend nutzen können. Ein Dokumentenmanagement-System, welches von den Mitarbeitern nicht verstanden wird, bringt dem Unternehmen letztlich keinen Vorteil. Unternehmen die frühzeitig in Schulungen investieren, übernehmen Verantwortung. Digital affine Mitarbeiter haben nicht nur die Möglichkeit, ihr volles Potenzial im Unternehmen zu entfalten, sie können dem Unternehmen außerdem helfen, sich weiterzuentwickeln und sich so im Wettbewerb durchzusetzen.
Auch eine zunehmende Vernetzung ist durch die Digitalisierung entstanden. Heute kann der Mensch nahezu überall mit anderen Personen in Kontakt treten. Ein DMS ermöglich durch die digitale Verwaltung das Arbeiten von zuhause. Informationsaustausch, Meetings und vieles mehr kann ohne Zeitverzögerung von überall stattfinden. Dadurch kann jeder Mitarbeiter im Grunde zu jeder Tages- und Nachtzeit arbeiten. Das Unternehmen kann den Arbeitnehmern dadurch ortsunabhängige und flexible Arbeitszeiten anbieten. Dabei spart es Platz und anfallende Bürokosten.
Die ständige Erreichbarkeit kann jedoch Fluch und Segen zugleich sein. Wer viel von zuhause arbeitet, weiß, wie schnell sich das Privatleben mit dem Arbeitsleben vermischen kann. Die Privatsphäre leidet häufig darunter. Hier gehen die Meinungen sehr weit auseinander, wenn es um die Frage geht, inwiefern diese digitale Transparenz in Ordnung, vielleicht sogar erwünscht ist. Das liegt nicht zuletzt daran, dass viele gar nicht mehr wissen welche Informationen eigentlich wo und zu welchem Zweck gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann. Auch hier müssen Unternehmen Verantwortung übernehmen. Ein Dokumentenmanagement-System bringt Ordnung in dieses Chaos. Eine klare Struktur und eine konsequente Durchführung mit Teilzielen kann hier Abhilfe schaffen.
Ein großes Thema, wenn es um Digitalisierung und Verantwortung im Unternehmen geht, ist der Datenschutz und das Risiko von Cyberattacken. Fremde, die von außen in das System eindringen und Prozesse komplett lahmlegen oder sensible Daten klauen möchten. Auch bei einem DMS muss für ausreichende Sicherheitsstandards gesorgt werden, vor allem, wenn es um personenbezogene Daten geht. Ein umfangreiches, manipulationssicheres Berechtigungssystem kann hier schon einiges bewirken. Zusätzliche Sicherheit bieten starke Passwörter für Administratoren, oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei einer solchen Lösung wird noch ein weiteres Medium, wie beispielsweise das Handy, in den Authentifizierungs-Prozess einbezogen. Weitere Beschränkungen und Verfügbarkeiten können eingesetzt und gesteuert werden. Digitale Verbrechen können so durch den Einsatz technischer Neuerungen wesentlich schneller verhindert werden.
Es lässt sich daher festhalten, dass für die Unternehmen mit der Digitalisierung viele neue Potenziale freigelegt werden. Technologien, wie ein Dokumentenmanagement -System reduzieren Kosten und fördern die Effizienz der Mitarbeiter. Das Unternehmen sollte jedoch nicht vergessen, dass „digital“ auch bedeutet Verantwortung zu übernehmen. Verantwortung für ihre Mitarbeiter ebenso, wie für die Daten des Unternehmens, ihrer Kunden und Partner.
[1] https://www.iab.de/de/informationsservice/presse/presseinformationen/kb0918.aspx