Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Allerdings wird sie von manchen Unternehmen weniger freudig begrüßt als von anderen. Diese sind skeptisch und befürchten horrende Kosten. Dabei bringt die Digitalisierung viele neue Chancen und Möglichkeiten mit sich:
In einer Umfrage aus dem Jahr 2019 wurde festgestellt, dass 96% der Deutschen die Digitalisierung als Chance sehen und nur 3% als Risiko1. Dennoch wurde bei einer weiteren Umfrage festgestellt, dass über 89% der Deutschen den Eindruck haben, dass Deutschland im gegenwärtigen Stand der Digitalisierung in viele Bereichen zurück liegt2. Wie kann das sein?
„So wie es grade ist, klappt es doch auch ganz gut“, ist ein Spruch, den viele Unternehmen äußern, wenn es um die Neuerung von Prozessen oder die Einführung neuer Technologien geht. Durch erhöhte Anforderungen an Unternehmensstandards werden sie widerwillig oder halbherzig eingeführt. Dies betrifft häufig das notwendige Maß an Digitalisierung, auf der Stufe der Erfassung digitaler Daten. Dabei verspricht sie viel Gutes: Effizienz, Kosteneinsparung, Vereinfachung. Woher rührt also diese Skepsis? Welche Chancen verstecken sich dahinter?
Die Sorgen der Unternehmen sind oft finanzieller Natur. Sie erwarten vorher nicht da gewesene Umstände oder Überforderung. Das liegt vor allem daran, dass viele Führungskräfte nicht genug digitales Know-how besitzen und sie Befürchtung haben, von den jüngeren, „digital affineren“ Menschen, überholt zu werden. Mitarbeiterschulungen, der Verlust von Autonomie und die Inanspruchnahme externer Dienstleister werden verlangt. Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich, sodass sich die Waage ausgleicht?
Zunächst ist festzustellen, dass Digitalisierung schon viel weiter fortgeschritten ist, als es manch einem Verantwortlichen vielleicht bewusst ist. Die Ersparnisse von Zeit und Ressourcen haben sich in vielerlei Hinsicht bewährt. Ein hervorragendes Beispiel hierfür sind die digitale Vertriebswege, die heute zu jedem Business dazu gehören. Durch digitale Dokumente, Verwaltungs- und Managementsysteme können Prozesse heute effizienter gestaltet werden.
Dabei sparen sie horrende Summen, die in der analogen Welt in teure Verwaltungstätigkeiten geflossen wären. Hier ist eine Liste an digitalen Schritten, die Ihr Unternehmen bereits heute umsetzen kann, ohne sich dabei in Unkosten zu stürzen:
- Wer Dokumente direkt mit Kollegen oder Partnern teilt ist klar im Vorteil. Wenn Änderungen oder Anmerkungen direkt in geteilten Dokumenten eingearbeitet werden, können sie viel einfacher nachvollzogen und verstanden werden. Außerdem wird dadurch eine der wichtigsten Ressourcen gespart: Zeit. Für größere Datenmengen bieten auch viele Portale Möglichkeit zu einem gemeinsamen Dokumentenaustausch.
- Schnelle Kommunikation verspricht effektive Zusammenarbeit. Hier greifen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Information Management (EIM). So lassen sich Datenmengen einfacher verwalten und Prozesse optimieren.
Auch elektronische Rechnungsprozesse (REB) tragen zur Einsparung von Ressourcen bei. Hier werden Weitergabe, Prüfung und Freigabe der Rechnungen optimiert. Diese Prozessoptimierung kann beim Rechnungssteller, als auch beim Rechnungsempfänger für Kostenoptimierungen von 50% und mehr sorgen.
All diese Schritte sind jedoch kaum erfolgsversprechend, wenn das Unternehmen sich nicht entsprechend organisiert. Externe und interne Kommunikation verläuft nur dann erfolgreich, wenn Informationsprozesse im Unternehmen reibungslos funktionieren. Denn vor allem in der Digitalisierung von Daten steckt ein großes Ressourcen-Spar-Potenzial. Eine gut organisierte Informationsstruktur im Unternehmen und ein ganzheitlicher Überblick sind absolut notwendig.
Prozesse zu ändern, nur um den Digitalisierungswillen zu zeigen, ist nicht zielführend. Bleiben Sie fokussiert und überlegen Sie sich was genau das Problem ist, das Sie ändern möchten, wo Sie stehen und vor allem wo Sie hin möchten. Nur so können Sie eine angemessene und digitale Lösung finden, die den Unternehmenserfolg sichert.
1 Bitkom. "Sehen Sie die Digitalisierung eher als Chance oder eher als Risiko für Ihr Unternehmen?" Chart. 24. Oktober, 2019. Statista. Zugegriffen am 29. Juni 2020. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1063418/umfrage/betrachtung-der-digitalisierung-als-chance-oder-risiko-fuer-unternehmen-in-deutschland/
2 ESCP Europe (European Center for Digital Competitiveness). "Wenn Sie einmal an den gegenwärtigen Stand der Digitalisierung in Deutschland denken: Haben Sie den Eindruck, dass Deutschland da alles in allem gut aufgestellt ist, oder hinkt Deutschland in vielen Bereichen hinterher?" Chart. 10. Januar, 2020. Statista. Zugegriffen am 29. Juni 2020. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1095557/umfrage/umfrage-zum-stand-der-digitalisierung-in-deutschland/