Die Digitalisierung des Posteingangs wird leider häufig unterschätzt. „Dann scannen wir jetzt eben die eingehenden Postsendungen“, ist ein häufiger Ausspruch.
Dabei wird übersehen, dass der Posteingang als Auslöser für viele interne Prozesse ein ganz neuralgischer Punkt im Prozess ist. Je effizienter und effektiver die Behandlung der Posteingänge erfolgt, desto besser laufen auch die nachfolgenden Aufgaben und desto höher ist die Akzeptanz.
Der Aufbau einer optimalen Posteingangsdigitalisierung berücksichtigt deshalb sowohl die eigentliche Erfassung als auch die Verteilung und Steuerung der Sendungen. Sie nutzt organisatorische und technische Möglichkeiten, die sich zum Beispiel durch die Nutzung von Barcodes und intelligenten Verteilverfahren ergeben genauso wie die Chancen einer Neustrukturierung der Aufgaben. Durch die digitale Postbearbeitung können zum Beispiel hierarchische Prozessstrukturen (die Post muss zuerst beim Vorgesetzen eingehen) aufgelöst werden, ohne dass Controlling-Funktionen eingeschränkt werden.
Wie bei vielen Digitalisierungsvorhaben ist großen Wert auf ein begleitendes Change Management zu legen. Schlecht motivierte Nutzer und fehlende Akzeptanz haben schon viele gute Ansätze verhindert. Eine gute und offene Informationskultur, die Beteiligte einbindet und mitnimmt, muss fest im Projekt verankert sein.
Die Digitalisierung des Posteingangs ist der Schlüssel zu vielen Digitalisierungsvorhaben. Sie sollte deshalb in der Digitalisierungsstrategie einen entsprechenden Stellenwert erhalten.
Unser Angebot, das auf beinahe 25 Jahren Expertise zur Digitalisierung von Prozessen basiert:
- Anbieter- und produktneutrale Beratung für die Entwicklung von Digitalisierungslösungen
- Analyse und Neu-Ausrichtung der Prozesse des Posteingangs, der Postverteilung und -steuerung
- Unterstützung beim Aufbau interner Scanstellen oder beim Outsourcing der Posteingangsbearbeitung
- Auswahl von Anbietern und Dienstleistern
- Projektleitung oder auch Projektbegleitung der Umsetzung