Digitale Gesellschaft: Wir zeigen Ihnen, wie ein Dokumentenmanagement-System Führungskräfte bei der Mitarbeiterführung und beim digitalen Zusammenarbeiten unterstützt.
Viele Unternehmen, vor allem kleine bis mittelständische Unternehmen, agieren schon seit Jahren mit papierbasieren Dokumenten. Mit der Digitalisierung kamen die ersten technologischen Neuerungen in die Unternehmen und damit begann das Chaos der teilweise analogen, teilweise digitale Verwaltung von Daten. Unter diesen Bedingungen ist es schwer, einen umfassenden Überblick zu behalten. Das gilt nicht nur für die Mitarbeiter des Unternehmens, sondern insbesondere für die Führungskräfte.
Papierbasierte Akten bremsen den Workflow eines Unternehmens: Sie sind zeitintensiv, nicht für mehrere Personen gleichzeitig einsehbar, unübersichtlich und bringen auch sonst viele Nachteile mit sich. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) können dieser Verwirrung entgegenwirken und gleichzeitig den ersten Schritt Richtung digitale Transformation markieren.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wird für die Erfassung, Verteilung, Bearbeitung und Archivierung von Daten und Dokumenten eingesetzt. Damit beeinflusst ein DMS die internen sowie externen Unternehmensprozesse enorm. Der Begriff „ECM“ (Enterprise Content Management) wird dem Begriff DMS häufig gleichgesetzt. Das ist jedoch nicht korrekt, da die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten nur einen Teil des ECM darstellt. Viel eher dient ein ECM der Verwaltung der Inhalte (Content) eines Unternehmens. Die Begriffe werden jedoch häufig als Synonym verwendet, da Softwarelösungen bereits viele Leistungen anbieten, die ein klassisches DMS übersteigen.
Ein DMS ist allerdings weitaus mehr, als ein einfacher, digitaler Aktenschrank. Neben der Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Daten wird vor allem die Suche nach relevanten Dokumenten vereinfacht, was Führungskräften in der Entscheidungsfindung hilft. Dokumente müssen nicht erst mühsam gesucht und umständlich herausgekramt werden. Der Vorteil eines DMS liegt daher primär in der Reaktionsgeschwindigkeit. Dieser Aspekt der agilen Führung ist besonders wichtig, da sich so schnell an veränderte Situationen oder Marktbedingungen angepasst werden kann. Wechselnde Rahmenbedingungen oder steigende Anforderungen können zügig berücksichtigt und schließlich umgesetzt werden.
Doch ein DMS besticht nicht nur in Sachen Schnelligkeit. Da die Dokumente digital abgerufen werden können, sind die Mitarbeiter nicht mehr an ein bestimmtes Büro gebunden. Insbesondere die anhaltende Corona-Pandemie zeigt, was für Vorteile der flexible Arbeitsplatz mit sich bringt. Durch verschiedene Co-Working Tools können virtuelle Meetings durchgeführt werden, während die Daten zentral zur Verfügung gestellt werden. So wird die Projektarbeit nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Führungskräfte transparent. Diese können nun schnell reagieren und Prozesse entsprechend anpassen, falls der Bedarf besteht. Dabei können Führungskräfte auch unterschiedliche Arbeitsmodelle austesten und es kann gemeinsam mit dem Team an der Optimierung von Workflows gearbeitet werden. Wenn etwas gut klappt wird es beibehalten, wenn nicht, wird es verworfen. Dabei entstandene Learnings müssen dokumentiert werden, damit das Team eine gemeinsame Lösung entwickeln kann.
Es lässt sich feststellen, dass ein DMS die agile Arbeit im Team nicht nur unterstützt, sie wird dadurch erst möglich. Nur wenn ein umfassender, schneller, digitaler Zugriff auf alle Daten und Dokumente im Unternehmen vorhanden ist, können Führungskräfte die Arbeitsweisen beliebig den Situationen anpassen.