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Archiv: Cases

  • Landtagsverwaltung Brandenburg

    Effiziente Bedarfsanalyse zur E-Akte-Einführung: Landtagsverwaltung Brandenburg

    Die Landtagsverwaltung Brandenburg (LTV) ist eine zentrale Institution der Legislative im Land Brandenburg. Trotz zahlreicher IT-Systeme wurde die Aktenführung bislang überwiegend papierbasiert durchgeführt. Ziel des Projekts war die Vorbereitung der Einführung einer E-Akte, um eine durchgängig digitale, transparente und nachvollziehbare Verwaltungsarbeit zu ermöglichen.

    Projektziel

    Die LTV verfolgte das Ziel, den Lebenszyklus von Dokumenten und Vorgängen vollständig digital abzubilden. Im Fokus stand eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung gemäß den Vorgaben des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesinnenministeriums.

    Unterstützung durch B&L

    Anforderungsanalyse zur Ermittlung der spezifischen Anforderungen an die E-Akte und die dokumentenbasierte Vorgangsbearbeitung

    Systemprüfung vorhandener DMS-Lösungen und Erstellung eines Nutzungsvotums

    Vorbereitung der Ausschreibung eines geeigneten E-Akte-Systems

    Entwicklung einer fundierten Entscheidungsvorlage für das weitere Vorgehen

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Bedarfsanalyse umfasste strukturierte Interviews mit relevanten Akteuren und eine fundierte Auswertung. Die Ergebnisse wurden in einem Rahmenkonzept mit konkreten Handlungsempfehlungen zusammengefasst. Dieses Konzept wurde im Juni 2021 der Landtagspräsidentin übergeben und bildet die Grundlage für die weitere Digitalisierung der Verwaltungsarbeit.

  • ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH

    Einführung der eAkte:
    ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH

    ENGAGEMENT GLOBAL ist eine zentrale Servicestelle des Bundes für entwicklungspolitisches Engagement. Im Rahmen ihrer digitalen Transformation strebte die Organisation die Einführung einer zukunftssicheren, modernen Schriftgutverwaltung an. Ziel war es, die internen Verwaltungsprozesse effizienter und medienbruchfrei zu gestalten.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die Einführung einer digitalen Aktenverwaltung (eAkte), die bestehende analoge Prozesse ablöst und dabei eine nahtlose Integration mit den Fachverfahren FöPro und MACH ermöglicht. Gleichzeitig sollten Transparenz und Nachvollzieh-barkeit im Umgang mit Schriftgut verbessert werden.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse bestehender Konzepte und Identifikation von Optimierungspotenzialen

    Verbesserung der Dokumenten- und Aktenstrukturen

    Einrichtung einer internen Scanstelle zur Sicherstellung eines durchgängigen digitalen Workflows

    Durchführung von Workshops und Schulungen für IT und Fachbereiche zur Implementierung der eAkte

    Ergebnisse und Mehrwert

    Mit Einführung der eAkte konnten papierbasierte Abläufe weitgehend abgelöst und die interne Kommunikation effizienter gestaltet werden. Die integrierten Fachverfahren ermöglichen eine automatisierte und transparente Vorgangsbearbeitung. Dadurch wurde eine rechtssichere, digitale Verwaltungsarbeit etabliert, die langfristig zur Prozessoptimierung beiträgt.