Effiziente Bedarfsanalyse zur E-Akte-Einführung: Landtagsverwaltung Brandenburg
Die Landtagsverwaltung Brandenburg (LTV) ist eine zentrale Institution der Legislative im Land Brandenburg. Trotz zahlreicher IT-Systeme wurde die Aktenführung bislang überwiegend papierbasiert durchgeführt. Ziel des Projekts war die Vorbereitung der Einführung einer E-Akte, um eine durchgängig digitale, transparente und nachvollziehbare Verwaltungsarbeit zu ermöglichen.
Projektziel
Die LTV verfolgte das Ziel, den Lebenszyklus von Dokumenten und Vorgängen vollständig digital abzubilden. Im Fokus stand eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung gemäß den Vorgaben des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesinnenministeriums.
Unterstützung durch B&L
Anforderungsanalyse zur Ermittlung der spezifischen Anforderungen an die E-Akte und die dokumentenbasierte Vorgangsbearbeitung
Systemprüfung vorhandener DMS-Lösungen und Erstellung eines Nutzungsvotums
Vorbereitung der Ausschreibung eines geeigneten E-Akte-Systems
Entwicklung einer fundierten Entscheidungsvorlage für das weitere Vorgehen
Ergebnisse und Mehrwert
Die Bedarfsanalyse umfasste strukturierte Interviews mit relevanten Akteuren und eine fundierte Auswertung. Die Ergebnisse wurden in einem Rahmenkonzept mit konkreten Handlungsempfehlungen zusammengefasst. Dieses Konzept wurde im Juni 2021 der Landtagspräsidentin übergeben und bildet die Grundlage für die weitere Digitalisierung der Verwaltungsarbeit.