Kontakt

Archiv: Cases

  • ISG Sanitär-Handelsgesellschaft GmbH & Co. KG

    Verfahrensdokumentation EDI-Zentralregulierung:
    ISG Sanitär-Handelsgesellschaft GmbH & Co. KG

    Die ISG Sanitär-Handelsgesellschaft GmbH & Co. KG ist eine führende Marktgemeinschaft für Sanitärgroßhändler in Europa. Neben vielfältigen IT- und Marketingdienstleistungen übernimmt die ISG auch die komplette Abwicklung der Zentralregulierung für ihre Mitglieder.

    Projektziel

    Ziel war die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für das EDI-gestützte Zentralregulierungsverfahren sowie für das interne Kontrollsystem gemäß Prüfungsstandard PS 951. Die Dokumentation sollte eine Zertifizierung durch einen Wirtschaftsprüfer ermöglichen, um ISG-Mitgliedern mehr Sicherheit bei steuerlichen Prüfungen zu bieten.

    Unterstützung durch B&L

    Entwicklung eines Tools zur effizienten und nachhaltigen Pflege der Verfahrensdokumentation

    Analyse des EDI-Zentralregulierungsprozesses mit Fokus auf steuerliche und prüferische Anforderungen

    Erstellung der vollständigen Verfahrensdokumentation in enger Abstimmung mit der ISG

    Ergebnisse und Mehrwert

    Aufgrund geänderter gesetzlicher Rahmenbedingungen wurde die angestrebte Zertifizierung nicht umgesetzt. Die entwickelten Tools und Methoden wurden jedoch erfolgreich zur Dokumentation weiterer Prozesse eingesetzt und stärkten die interne Qualitätssicherung.

  • IQWiG – Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen

    Ausschreibungsunterstützung DMS:
    IQWiG – Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen

    Das IQWiG ist ein unabhängiges wissenschaftliches Institut mit Sitz in Köln. Es bewertet medizinische Verfahren und Medikamente im Auftrag öffentlicher Stellen und liefert evidenzbasierte Informationen für die Gesundheitsversorgung in Deutschland.

    Projektziel

    Im Rahmen einer geplanten Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte eine professionelle Ausschreibung vorbereitet werden. Ziel war es, eine passende Lösung zur strukturierten Verwaltung und Archivierung von Dokumenten zu finden – unter Berücksichtigung hoher regulatorischer Anforderungen.

    Unterstützung durch B&L

    Beratung bei der Erstellung des Anforderungskatalogs für ein DMS

    Unterstützung bei der Ausschreibungsstrategie und Formulierung der Unterlagen

    Bewertung relevanter Anbieter und Lösungen

    Begleitung des Vergabeprozesses

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die strukturierte Ausschreibung und professionelle Begleitung konnte das IQWiG eine Lösung auswählen, die sowohl funktional als auch rechtlich den hohen Anforderungen im Gesundheitswesen entspricht.

  • Max Bögl GmbH & Co. KG

    DMS-Potenzialanalyse und Anbieterauswahl:
    Max Bögl GmbH & Co. KG

    Die Max Bögl GmbH & Co. KG ist eines der größten Bau-, Technologie- und Dienstleistungsunternehmen der deutschen Bauindustrie. Mit Projekten im In- und Ausland steht das Unternehmen für Innovationskraft, technische Kompetenz und nachhaltige Lösungen.

    Projektziel

    Im Zuge der Digitalisierung wurde die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geprüft. Ziel war es, den konkreten Nutzen zu ermitteln, Anforderungen zu definieren und passende Anbieter für die Umsetzung zu identifizieren.

    Unterstützung durch B&L

    Durchführung einer Potenzialanalyse zur Einführung eines DMS

    Erarbeitung eines praxisnahen Anforderungskatalogs

    Vorauswahl geeigneter Anbieter

    Coaching des Projektteams in fachlichen und methodischen Fragestellungen

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Projekt schuf eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines DMS-Systems bei Max Bögl. Die strukturierte Vorbereitung erleichterte die Auswahl und reduzierte Umsetzungsrisiken im weiteren Projektverlauf.

  • PCI Augsburg GmbH

    Exklusivstudie zur Dienstleistungsstruktur:
    PCI Augsburg GmbH

    Die PCI Augsburg GmbH ist eine Tochtergesellschaft der BASF-Gruppe und entwickelt hochwertige Bauprodukte und Systemlösungen für den professionellen Einsatz. Als etablierter Partner des Baustofffachhandels und Handwerks bietet PCI Lösungen für Innen- und Außenbereiche in Neubau, Renovierung und Sanierung.

    Projektziel

    Im Rahmen einer internen Neuausrichtung beauftragte PCI eine exklusive Studie zur Bewertung der Leistungsfähigkeit und des Ressourcenbedarfs einer internen Dienstleistungsabteilung. Ziel war es, eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Ausrichtung und Optimierung der Organisationseinheit zu erhalten.

    Unterstützung durch B&L

    Erhebung der organisatorischen und operativen Rahmenbedingungen

    Quantitative und qualitative Bewertung der Dienstleistungsprozesse

    Einschätzung des Ressourcenbedarfs im Vergleich zu Benchmarks

    Ableitung strategischer Empfehlungen

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Exklusivstudie „Graphity“ ermöglichte PCI eine fundierte Einschätzung der internen Strukturen und zeigte Optimierungspotenziale auf. Die Ergebnisse bildeten die Grundlage für strategische Entscheidungen zur zukünftigen Ausrichtung der Dienstleistungsabteilung.

  • Erdrich Umformtechnik GmbH

    Einführung eines DMS-Systems:
    Erdrich Umformtechnik GmbH

    Die Erdrich Umformtechnik GmbH ist ein international tätiger Automobilzulieferer mit Hauptsitz in Renchen-Ulm. Das Unternehmen gehört zu den führenden Spezialisten in der Umformtechnik und beschäftigt rund 1.500 Mitarbeiter weltweit, davon etwa 600 am Stammwerk.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die unternehmensweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Beweggrund war unter anderem der begrenzte physische Lagerraum sowie die Notwendigkeit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Technische und kaufmännische Dokumente sollten strukturiert abgelegt und soweit möglich durch digitale Prozesse unterstützt werden.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse und Konkretisierung der Anforderungen aus den Fachbereichen

    Erstellung von Fachkonzepten für ausgewählte Pilotbereiche

    Konzeption eines geeigneten Systems und Erstellung eines Lastenhefts

    Vorauswahl geeigneter Anbieter

    Durchführung der Ausschreibung

    Begleitung bei Produktauswahl und Anbieterentscheidung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die strukturierte Herangehensweise wurde das Risiko einer Fehlentscheidung bei der System- und Anbieterauswahl minimiert. Die Basis für ein unternehmensweites, skalierbares DMS wurde gelegt – mit Fokus auf Zukunftsfähigkeit, Effizienz und gesetzliche Compliance.

  • Open Grid Europe GmbH

    Optimierung der Rechnungsprozesse:
    Open Grid Europe GmbH

    Die Open Grid Europe GmbH (OGE) ist einer der führenden Fernleitungsnetzbetreiber für Erdgas in Deutschland. Mit einem über 12.000 Kilometer langen Leitungsnetz stellt OGE die Versorgungssicherheit in Deutschland und Europa sicher.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die Optimierung der Rechnungsprozesse durch den Ausbau der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung sowie die Konzeption und Anbieterauswahl für einen rechtskonformen, effizienten elektronischen Rechnungsversand.

    Unterstützung durch B&L

    Konzeptionelle Ergänzung und Integration elektronischer Rechnungen in die bestehenden Eingangsprozesse

    Unterstützung bei der Definition von Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand

    Beratung bei der Auswahl geeigneter Anbieter und Lösungen für den digitalen Versandprozess

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Weiterentwicklung der Rechnungsverarbeitung führte zu höherer Prozesssicherheit, besserer Skalierbarkeit und reduzierten Bearbeitungszeiten. Mit der strukturierten Anbieterauswahl und fachlichen Begleitung wurde ein wichtiger Grundstein für eine moderne, digitale Rechnungsabwicklung gelegt.

  • SIXT Autovermietung GmbH

    Verfahrensdokumentation für eBilling:
    SIXT Autovermietung GmbH

    Die SIXT Autovermietung GmbH ist eines der führenden Mobilitätsunternehmen in Europa. Mit einem breiten Portfolio an Mietfahrzeugen und Mobilitätslösungen bedient SIXT weltweit Privat- und Geschäftskunden.

    Projektziel

    Zur Effizienzsteigerung wurde der Rechnungsversand auf ein elektronisches Verfahren umgestellt, bei dem Kunden ihre Rechnung direkt per E-Mail erhalten. Für die steuerrechtliche Anerkennung war eine zertifizierbare Verfahrensbeschreibung gemäß den gesetzlichen Vorgaben erforderlich.

    Unterstützung durch B&L

    Entwicklung eines Tools zur strukturierten und effizienten Pflege der Verfahrensdokumentation

    Analyse des elektronischen Rechnungsversands im Hinblick auf GoBS, GDPdU und FAIT

    Erstellung einer rechtskonformen Verfahrensdokumentation in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen von SIXT

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die zertifizierungsfähige Dokumentation legte die Basis für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Abrechnungsverfahrens. Gleichzeitig wurde ein nachhaltiges System zur Pflege der Verfahrensdokumente etabliert – mit klaren Verantwortlichkeiten und hoher Rechtssicherheit.

  • Süddeutsche Klassenlotterie (SKL)

    Potenzialanalyse für ein DMS:
    Süddeutsche Klassenlotterie (SKL)

    Die Süddeutsche Klassenlotterie (SKL) ist eine traditionsreiche staatliche Lotterie mit Sitz in München und eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Die Durchführung der Lotterien wird von den südlichen Bundesländern getragen und garantiert, was höchste Anforderungen an Organisation und Verwaltung mit sich bringt.

    Projektziel

    Im Rahmen der internen Verwaltungsmodernisierung prüfte die SKL den Einsatz eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ziel war es, die bestehenden Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit eines solchen Vorhabens zu bewerten.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse der internen Prozesse und Identifikation relevanter DMS-Einsatzbereiche

    Grobkonzeption eines möglichen Systems und dessen Funktionsumfang

    Ermittlung von Kosten und wirtschaftlichen Nutzenpotenzialen

    Erstellung einer fundierten Empfehlung für die Geschäftsführung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die strukturierte Bewertung konnte die SKL die Grundlage für eine wirtschaftlich fundierte Entscheidung zum möglichen DMS-Einsatz schaffen. Die Analyse half, strategische Investitionsentscheidungen abzusichern und Prioritäten im digitalen Transformationsprozess zu setzen.

  • terranets bw GmbH

    Digitalisierungsstrategie für Netzbetreiber:
    terranets bw GmbH

    Die terranets bw GmbH ist ein unabhängiger Fernleitungsnetzbetreiber mit Sitz in Baden-Württemberg. Das Unternehmen betreibt ein rund 2.750 Kilometer langes Gastransportnetz und stellt die Versorgungssicherheit durch den zuverlässigen Betrieb seiner Netzinfrastruktur sicher.

    Projektziel

    Im Rahmen ihrer digitalen Weiterentwicklung plante terranets bw die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse im Kontext der Dokumentenverwaltung und IT-gestützten Abläufe. Ziel war es, die Effizienz, Sicherheit und Transparenz von Dokumentations- und Archivierungsprozessen zu erhöhen.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse bestehender Prozesse im Bereich der technischen und administrativen Dokumentation

    Definition von Anforderungen an zukünftige ECM- und DMS-Lösungen

    Beratung zur IT-gestützten Prozessoptimierung

    Unterstützung bei der Systemauswahl und Implementierungsplanung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Projekt legte die Grundlage für die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems, das die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen verbessert und regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt. Darüber hinaus wurde die digitale Dokumentation als strategisches Element zur Sicherung der Netzintegrität weiterentwickelt.

  • Stadtwerke München GmbH

    Einführung der elektronischen Bauakte:
    Stadtwerke München GmbH

    Die Stadtwerke München GmbH (SWM) zählen zu den größten kommunalen Energie- und Infrastrukturunternehmen Deutschlands. Mit über 8.000 Mitarbeitern versorgen sie die Landeshauptstadt München und ihre Region mit Strom, Wasser, Wärme und weiteren Dienstleistungen.

    Projektziel

    Im Rahmen eines strategischen Digitalisierungsvorhabens sollte eine elektronische Bauakte eingeführt werden. Ziel war es, die Grundlage für den Einsatz mobiler Endgeräte auf Baustellen zu schaffen und gleichzeitig die Prozesse rund um Bauprojekte effizienter und transparenter zu gestalten.

    Unterstützung durch B&L

    Erstellung eines Lastenhefts für eine DMS-basierte elektronische Bauakte (ELBA) in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen

    Definition eines umfassenden Anforderungskatalogs und Durchführung der Ausschreibung

    Mitwirkung bei der Erstellung des Fachkonzepts zur Umsetzung der Lösung

    Entwicklung eines ergänzenden Konzepts für die physische Archivierung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die vorbereiteten Grundlagen und Konzepte ermöglichten den schrittweisen Aufbau einer modernen, digitalen Bauakte. Dies führte zu einer verbesserten Dokumentation, einem einfacheren Zugriff auf relevante Informationen und schuf die Voraussetzung für den mobilen Einsatz digitaler Bauinformationen direkt auf der Baustelle.