Ein passendes DMS zu finden ist gar nicht so leicht. Diese Fehler sollten Sie bei der Auswahl eines DMS unbedingt vermeiden:
Trotz der fortschreitenden Digitalisierung verwalten viele Unternehmen ihre Dokumente noch in Papierform. Dabei bringt diese Art der Verwaltung viele Herausforderungen mit sich: Platzprobleme, überquellende Schreibtische, Druckkosten und die umständliche Suche nach bestimmten Dokumenten. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) lassen sich diese Probleme leicht beheben. Allerdings muss bei der Wahl des DMS Vorsicht geboten sein: nicht jedes DMS passt zu jedem Unternehmen. Entscheidet man sich für das falsche System werden mehr Kosten verursacht als tatsächlicher Nutzen gestiftet. Wir geben Ihnen in diesem Artikel Tipps, wie Sie das richtige DMS für ihr Unternehmen finden.
Zunächst ein kurzer Überblick darüber, was Dokumentenmanagement-Systeme eigentlich sind und wie sie den Arbeitsalltag im Unternehmen verbessern können:
Dokumentenmanagement-Systeme verwalten alle unternehmensinternen und -externen Dokumente digital. So sind alle eingehenden und ausgehenden Dokumente wie Mails, Verträge, Rechnungen und Co einheitlich gesammelt. Durch die digitale Verwaltung können alle Mitarbeiter des Unternehmens die für sie relevanten Dokumente einsehen, bearbeiten, verschicken oder archivieren. Das sorgt für einen effizienten Workflow. Manche Funktionen des DMS sind für bestimmte Unternehmen jedoch unwichtig oder unpassend. Fehler bei der Auswahl eines DMS können anschließend viel Geld kosten. Wir geben Ihnen vier Tipps, die Sie bei der Wahl eines geeigneten DMS berücksichtigen sollten:
1. Definieren Sie ihre Ziele
In der Planungsphase sollten Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, was Sie mit einem Dokumentenmanagement-System erreichen möchten. Sind die Ziele nicht klar herausgearbeitet, besteht das Risiko, sich für die falsche Lösung oder den falschen Anbieter zu entscheiden.
2. Dokumenten-Management ≠ Dokumenten-Speicherung
Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Methoden, um ihre Dokumente zentral zu speichern. Beispielsweise cloudbasierte Lösungen wie die Dropbox. Dabei handelt es sich aber nicht um Dokumentenmanagement-Systeme. Ein DMS umfasst schließlich nicht nur die Speicherung, sondern auch die Bearbeitung und die ganzheitliche Verwaltung der Dokumente mit ein. Verwechseln Sie daher nicht Dokumenten-Speicherung mit Dokumenten-Management.
3. Kostenkalkulation
Ein häufiger Fehler bei den meisten IT-Projekten ist es, nur die Anschaffungskosten zu berücksichtigen. In ihrer Kalkulation sollten Sie jedoch Wartungskosten und den Preis für Mitarbeiterschulungen ebenfalls berücksichtigen. Es müssen aber nicht alle Mitarbeiter an einer kostspieligen Schulung teilhaben. Wenn Sie nur einige wenige Mitarbeiter schulen, können diese ihr Wissen intern weitergeben. So können Kosten eingespart werden.
4. Benutzererfahrung
Bei der Wahl der DMS-Systems sollten Sie sich stets die Frage stellen „Eignet sich das System für die Anwender?“. So kann ein DMS erst dann sein volles Potenzial entfalten, wenn die Funktionen auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die Anwender abgestimmt sind. Es kann daher hilfreich sein, die Mitarbeiter in die Planung eines DMS mit einzubeziehen.
Viele Fehler bei der DMS-Wahl sind leicht zu vermeiden, wenn Sie die Ziele und Anforderungen an das DMS vorher genau festlegen. Mit dem richtigen DMS kann ihr Unternehmen viele Kosten und Ressourcen sparen und dabei die Mitarbeiter in ihrer Arbeit entlasten. Wir beraten Sie gerne bei der Wahl eines geeigneten DMS und begleiten Sie in Ihrem Projekt.
