Kontakt

Archiv: Cases

  • Aktivbank AG

    Einführung elektronischer Rechnungen in der Zentralregulierung: Aktivbank AG

    Die Aktivbank AG bietet Finanzdienstleistungen für mittelständische Unternehmen in Handel und Handwerk an. Mit Lösungen in der Zentralregulierung und im Factoring unterstützt sie ihre Kunden bei der Finanzierung von Beschaffung und Vermarktung und schafft stabile Rahmenbedingungen für wirtschaftliches Wachstum.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die Digitalisierung der papierbasierten Zentralregulierung durch die Einführung elektronischer Rechnungen. Dabei sollte nicht nur die gesetzeskonforme Prüfung und Archivierung sichergestellt, sondern auch ein Mehrwert für die Verbandsmitglieder geschaffen werden – etwa durch zusätzliche Services wie digitale Prüfprotokolle, Datenanalysen und Archivlösungen.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse der bestehenden Prozesse und Konzeption zur Einführung elektronischer Rechnungen

    Abstimmung mit der Konzernstrategie

    Auswahl eines geeigneten Dienstleisters für die hybride Rechnungsverarbeitung (Papier und digital)

    Projektleitung und Projektmanagement während der gesamten Umsetzungsphase

    Erstellung der Verfahrensdokumentation und Begleitung der Zertifizierung

    Beratung zur Vorbereitung der zweiten Ausbaustufe

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die erfolgreiche Umstellung führte zu messbaren Einsparungen im Papierhandling und ermöglichte der Aktivbank AG, ihren Verbandsmitgliedern neue digitale Services zur Prozessoptimierung anzubieten. Die Einführung einer modernen, zertifizierten Infrastruktur stärkte zudem die Wettbewerbsfähigkeit und eröffnete Potenziale zur Gewinnung neuer Kunden.

  • InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG

    Potenzialanalyse Purchase to Pay (P2P):
    InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG

    Die InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG ist ein führender Standortbetreiber für Industrieunternehmen. Um Potenziale in der Rechnungsbearbeitung zu heben, wurde B&L Management Consulting mit einer umfassenden P2P-Analyse beauftragt.

    Projektziel

    Ziel war es, den Gesamtprozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung (Purchase to Pay) zu analysieren und konkrete Optimierungsmöglichkeiten – insbesondere im Bereich der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung – zu identifizieren und aufzuzeigen.

    Unterstützung durch B&L

    Einführung in die Grundlagen und Zielsetzungen automatisierter Rechnungsbearbeitung

    Detaillierte Anforderungsaufnahme und Prozessanalyse

    Entwicklung verschiedener Lösungsansätze zur Optimierung

    Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen auf Basis der Analyseergebnisse

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Potenzialanalyse ermöglichte InfraServ eine fundierte Bewertung bestehender Prozesse und zeigte mehrere Optimierungsansätze auf – insbesondere im Hinblick auf Effizienzsteigerung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Die Empfehlungen bildeten die Grundlage für die weitere Umsetzung.

  • ROSIK e.V.

    Entwicklung und Test eines IT-Checks für KMU:
    ROSIK e.V.

    ROSIK e.V. ist eine Initiative aus Rosenheim, die sich der Förderung der Informations- und Kommunikationstechnik widmet. Gemeinsam mit Prof. Dr. Feindor und weiteren Mitgliedern des Verbands wurde ein praxisnahes Instrument entwickelt, das kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Bewertung ihrer IT-Infrastruktur unterstützt.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die Entwicklung und Erprobung eines strukturierten IT-Checks für KMU. Dieser sollte helfen, den individuellen Handlungsbedarf im Bereich IT-Sicherheit und Zukunftsfähigkeit zu ermitteln und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für notwendige Maßnahmen zu schaffen.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse der bestehenden T-Organisation

    Bewertung des IT-Sicherheitsmanagements

    Prüfung der IT-Beschaffungsprozesse

    Analyse der Datensicherheit und des Virenschutzes

    Überprüfung externer Netzwerkverbindungen

    Entwicklung von Notfallvorsorgekonzepten

    Ergebnisse und Mehrwert

    Der entwickelte IT-Check wurde erfolgreich getestet und bietet KMU ein strukturiertes Instrument zur Selbsteinschätzung und Optimierung ihrer IT-Landschaft. Das Vorgehen schärfte das Bewusstsein für IT-Sicherheit und zeigte konkrete Maßnahmen auf, mit denen Unternehmen ihre Systeme zukunftssicher aufstellen können.

  • Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

    Neugestaltung des Beschaffungsprozesses:
    Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

    Die Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG ist ein etablierter Software-Anbieter, der sich auf Lösungen für steuerberatende Berufe spezialisiert hat. Im Rahmen eines internen Optimierungsprojekts sollte der Beschaffungsprozess überarbeitet werden, um Kosten zu senken und die Prozesseffizienz nachhaltig zu steigern.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war es, die internen Beschaffungskosten zu reduzieren, die Transparenz in der Beschaffung zu erhöhen und die Integration der Rechnungsprüfung mit vorhandenen IT-Systemen zu verbessern. Dabei sollten sowohl organisatorische Maßnahmen als auch technologische Möglichkeiten geprüft und gegebenenfalls umgesetzt werden.

    Unterstützung durch B&L

    Prozessgestaltung: Entwicklung eines zukunftsfähigen Beschaffungsprozesses in enger Abstimmung mit den internen Fachbereichen.

    Marktanalyse: Untersuchung potenzieller IT-Lösungen zur Unterstützung der Beschaffung und Rechnungsprüfung.

    Entscheidungsfindung: Fachliche Beratung bei der Auswahl geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

    Ergebnisse und Mehrwert

    Da keine wirtschaftlich tragfähige IT-Lösung für den spezifischen Anwendungsfall identifiziert werden konnte, wurde der optimierte Prozess durch organisatorische Anpassungen sowie Erweiterungen der bestehenden Systeme realisiert. Darüber hinaus entwickelte Agenda eigene Lösungen, die teilweise in das Produktportfolio übernommen wurden. Die Neugestaltung brachte folgende Vorteile:

    Deutlich höhere Transparenz im Beschaffungsprozess
    Weniger Aufwand bei der Klärung eingehender Rechnungen
    Bessere Integration der Rechnungsprüfung in bestehende IT-Systeme

  • BayWa AG

    Effizienzprüfung Rechnungseingangsbearbeitung:
    BayWa AG

    Die BayWa AG ist ein international agierender Handels- und Dienstleistungskonzern mit Aktivitäten in den Bereichen Energie, Landwirtschaft und Bau. Um die Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse weiter zu steigern, ließ die BayWa ihre Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung durch eine unabhängige Analyse überprüfen.

    Projektziel

    Ziel war es, den Status quo der bestehenden Rechnungseingangslösung zu bewerten, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und die Ergebnisse mit Best-Practice-Werten zu vergleichen. Dies sollte eine fundierte Basis für weitere Entscheidungen liefern.

    Unterstützung durch B&L

    Erhebung relevanter Kennzahlen über eine konzernweite Umfrage bei Finanzverantwortlichen

    Benchmarking der Lösung anhand erprobter Best-Practice-Kennzahlen

    Analyse von Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenzialen

    Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Prozesse

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Analyse zeigte auf, in welchen Bereichen die Lösung bereits erfolgreich ist und wo gezielte Verbesserungen möglich sind. Die BayWa AG profitierte von einer objektiven Einschätzung und erhielt eine klare Handlungsgrundlage zur weiteren Steigerung der Prozesseffizienz im Rechnungswesen.

  • Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe GmbH

    Migration auf SER DOXIS4: Bank
    Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe GmbH

    Die Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe GmbH (BDK) ist eine herstellerunabhängige Spezialbank mit Sitz in Hamburg. Sie bietet Finanzierungslösungen für das Kraftfahrzeuggewerbe an. Zur Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur plante die BDK die Ablösung der langjährig eingesetzten Systeme SER ITA und SER iQure durch die aktuelle ECM-Plattform SER DOXIS4.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war es, eine zukunftssichere und leistungsfähige Plattform für die elektronische Vertragsakte zu schaffen. Die Migration sollte den laufenden Betrieb optimieren, die Skalierbarkeit erhöhen und eine moderne, auditkonforme Arbeitsumgebung sicherstellen.

    Unterstützung durch B&L

    Erstellung eines Betriebskonzepts

    Qualitätssicherung der Migrationsverfahrensbeschreibung

    Abstimmung mit dem konzerninternen Auditor

    Erstellung von Business Case und Projektantrag

    Analyse der Prozesse für Posteingang und Workflowsteuerung

    Konzeption der zukünftigen Lösung und des Klassifizierungssystems (DOXIS4 Inbound)

    Technische und funktionale Unterstützung der Projektleitung

    Fachliche Beratung zu DMS-relevanten Themen

    Planung und Koordination der Migration (ca. 200 Nutzer, 16 Mio. Dokumente, 14 Mio. Vorgänge)

    Testmanagement inkl. Testdurchführung und Go-Live-Vorbereitung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Mit der erfolgreichen Migration auf SER DOXIS4 steht der BDK nun eine moderne Plattform für das Dokumentenmanagement zur Verfügung. Die Lösung erhöht die Prozesssicherheit, ermöglicht eine verbesserte Bearbeitungsgeschwindigkeit und erfüllt die Anforderungen an Revisionssicherheit und Skalierbarkeit.

  • Landkreis Osterholz

    Digitalisierung von Bauakten:
    Landkreis Osterholz

    Der Landkreis Osterholz stand im Jahr 2016 vor der Herausforderung, einen Umzug des Bauordnungsamts zu organisieren. In den bisherigen Räumlichkeiten lagerten rund 120.000 umfangreiche Bauakten, die vor dem Umzug digitalisiert werden mussten.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die vollständige und rechtzeitige Digitalisierung aller Bauakten. Im Anschluss sollten die digitalisierten Unterlagen elektronisch über das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereitgestellt werden, um den Zugriff auf die Akten medienbruchfrei und zukunftssicher zu gestalten.

    Unterstützung durch B&L

    Konzeptionelle und inhaltliche Projektvorbereitung

    Erhebung und Analyse des vorhandenen Bauaktenbestands

    Entwicklung eines strukturierten Vorgehens zur Digitalisierung

    Unterstützung bei der Ausschreibung und Auswahl eines Scandienstleisters

    Begleitung der Digitalisierung von Mitte 2018 bis Anfang 2020

    Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäß TR 03138

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die vollständige Digitalisierung der Bauakten ermöglichte dem Landkreis Osterholz eine moderne Aktenführung. Die elektronisch vorliegenden Unterlagen vereinfachen die Arbeitsprozesse erheblich und tragen zur Effizienzsteigerung im Bauordnungsamt bei.

  • bauverein AG Darmstadt

    Gezielte Projektunterstützung im Digitalisierungsprozess: bauverein AG Darmstadt

    Die bauverein AG ist das kommunale Wohnungsbauunternehmen der Stadt Darmstadt und verwaltet rund 17.000 Wohnungen. Seit 2018 arbeitet das Unternehmen an einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, insbesondere im Bereich des Bestandsmanagements.

    Projektziel

    Im Rahmen der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie sollten interne Prozesse zur Dokumentation, Archivierung und Datenverarbeitung modernisiert werden. Einzelprojekte wurden initiiert, deren Umsetzung ein gezieltes Projektmanagement erforderte.

    Unterstützung durch B&L

    Übernahme und Durchführung des Projektmanagements für Einzelprojekte

    Unterstützung und Zuarbeit für interne Projektleiter

    Fachliche Beratung und Expertise zu spezifischen Digitalisierungsthemen

    Koordination und Kommunikation zwischen Projektbeteiligten und Fachabteilungen

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die strukturierte Projektunterstützung konnten die Einzelprojekte effizient umgesetzt und die übergreifende Digitalisierungsstrategie vorangetrieben werden. Die Zusammenarbeit mit B&L trug maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben bei.

  • Stadtwerke Ratingen GmbH

    Prozessoptimierung durch Digitalisierung: Stadtwerke Ratingen GmbH

    Die Stadtwerke Ratingen GmbH ist ein kommunales Versorgungsunternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden. Sie versorgt Haushalte mit Strom, Erdgas, Wasser und Fernwärme und betreibt mehrere Bäder.

    Projektziel

    Ziel war die fachliche Beratung und Umsetzung verschiedenster Projekte im kaufmännischen und technischen Bereich zur weiteren Digitalisierung der Stadtwerke Ratingen GmbH und die Unterstützung des internen Projekt- und Prozessmanagers. B&L übernahm nach dessen Ruhestandseintritt interimsweise auch die Funktion des internen Projekt- und Prozessmanagers.

    Unterstützung durch B&L

    Integration und Weiterentwicklung des DMS ELO inklusive Anbindung externer Systeme wie TBM, Smallworld GIS und Wilken

    Optimierung prozessspezifischer Ablagestrukturen

    Analyse und Konzeption IT-gestützter Workflows

    Projektleitung und Koordination mit externen Dienstleistern

    Digitalisierung kaufmännischer Unterlagen und Erstellung von Verfahrensdokumentationen

    Qualitätssicherung und Testdurchführung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die enge Zusammenarbeit ermöglichte eine schrittweise Digitalisierung und nachhaltige Verbesserung interner Prozesse. Das Projekt trug zur besseren Nutzung der bestehenden IT-Infrastruktur bei und stärkte die digitale Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

  • Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland

    Digitalisierung und Change
    Management: Evangelisch-Lutherische
    Kirche in Norddeutschland (Nordkirche)

    Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland, kurz Nordkirche, zählt zu den größten Landeskirchen in Deutschland. Ziel des Projekts war es, die Digitalisierung strategisch auszubauen und ein einheitliches Konzept für die Nutzung des vorhandenen DMS d.3 ecm in der gesamten Organisation zu erarbeiten.

    Projektziel

    Ausgehend von einer initialen Potenzialanalyse sollte eine organisationsweite Digitalisierungsstrategie entwickelt und in Pilotbereichen umgesetzt werden. Ein besonderer Fokus lag auf der strukturierten Einführung der eAkte, der Digitalisierung des Posteingangs und der Etablierung eines begleitenden Change-Management-Prozesses.

    Unterstützung durch B&L

    Durchführung der Potenzialanalyse und Identifikation geeigneter Digitalisierungsschritte

    Entwicklung eines strategischen Digitalisierungskonzepts inklusive Aktenplan

    Konzeption und Umsetzung eines Pilotprojekts zur Einführung der eAkte

    Einrichtung einer Scanstelle und Definition digitaler Posteingangsprozesse

    Begleitung und Moderation des Change-Management-Prozesses

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die frühzeitige Kommunikation und Einbindung aller Beteiligten führte zu hoher Akzeptanz und einer zügigen Umsetzung der ersten Maßnahmen. Die entwickelten Konzepte bildeten die Basis für die anschließende schrittweise Ausweitung der Digitalisierung innerhalb der Nordkirche.