Digitalisierung von Bauakten:
Landkreis Osterholz
Der Landkreis Osterholz stand im Jahr 2016 vor der Herausforderung, einen Umzug des Bauordnungsamts zu organisieren. In den bisherigen Räumlichkeiten lagerten rund 120.000 umfangreiche Bauakten, die vor dem Umzug digitalisiert werden mussten.
Projektziel
Ziel des Projekts war die vollständige und rechtzeitige Digitalisierung aller Bauakten. Im Anschluss sollten die digitalisierten Unterlagen elektronisch über das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereitgestellt werden, um den Zugriff auf die Akten medienbruchfrei und zukunftssicher zu gestalten.
Unterstützung durch B&L
Konzeptionelle und inhaltliche Projektvorbereitung
Erhebung und Analyse des vorhandenen Bauaktenbestands
Entwicklung eines strukturierten Vorgehens zur Digitalisierung
Unterstützung bei der Ausschreibung und Auswahl eines Scandienstleisters
Begleitung der Digitalisierung von Mitte 2018 bis Anfang 2020
Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäß TR 03138
Ergebnisse und Mehrwert
Die vollständige Digitalisierung der Bauakten ermöglichte dem Landkreis Osterholz eine moderne Aktenführung. Die elektronisch vorliegenden Unterlagen vereinfachen die Arbeitsprozesse erheblich und tragen zur Effizienzsteigerung im Bauordnungsamt bei.