Einführung der eAkte:
ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH
ENGAGEMENT GLOBAL ist eine zentrale Servicestelle des Bundes für entwicklungspolitisches Engagement. Im Rahmen ihrer digitalen Transformation strebte die Organisation die Einführung einer zukunftssicheren, modernen Schriftgutverwaltung an. Ziel war es, die internen Verwaltungsprozesse effizienter und medienbruchfrei zu gestalten.
Projektziel
Ziel des Projekts war die Einführung einer digitalen Aktenverwaltung (eAkte), die bestehende analoge Prozesse ablöst und dabei eine nahtlose Integration mit den Fachverfahren FöPro und MACH ermöglicht. Gleichzeitig sollten Transparenz und Nachvollzieh-barkeit im Umgang mit Schriftgut verbessert werden.
Unterstützung durch B&L
Analyse bestehender Konzepte und Identifikation von Optimierungspotenzialen
Verbesserung der Dokumenten- und Aktenstrukturen
Einrichtung einer internen Scanstelle zur Sicherstellung eines durchgängigen digitalen Workflows
Durchführung von Workshops und Schulungen für IT und Fachbereiche zur Implementierung der eAkte
Ergebnisse und Mehrwert
Mit Einführung der eAkte konnten papierbasierte Abläufe weitgehend abgelöst und die interne Kommunikation effizienter gestaltet werden. Die integrierten Fachverfahren ermöglichen eine automatisierte und transparente Vorgangsbearbeitung. Dadurch wurde eine rechtssichere, digitale Verwaltungsarbeit etabliert, die langfristig zur Prozessoptimierung beiträgt.