Kontakt

Archiv: Cases

  • AccorHotels Germany GmbH

    Migration Eingangsrechnungsportal:
    AccorHotels Germany GmbH

    Die AccorHotels Germany GmbH ist Teil der internationalen Accor-Gruppe mit über 3.900 Hotels weltweit. Das Unternehmen steht für moderne Gastlichkeit und hochwertige Hotellerie.

    Projektziel

    Nach Abkündigung der bestehenden SaaS-Plattform sollte kurzfristig eine neue Lösung für das Eingangsrechnungsportal gefunden, migriert und dokumentiert werden – für Deutschland und Österreich.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse der bestehenden Lösung und Konzeption des Migrationsszenarios

    Auswahl eines neuen Produkts und Anbieters für beide Länder

    Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation

    Ergebnisse und Mehrwert

    Innerhalb weniger Monate wurde erfolgreich eine neue Lösung implementiert. Die Verfahrensdokumentation sichert die rechtliche Konformität und bildet die Grundlage für langfristigen, sicheren Betrieb.

  • A&O HOTELS and HOSTELS Holding AG

    Rechnungsfreigabe und Vertragsmanagement:
    A&O HOTELS and HOSTELS Holding AG

    Die A&O HOTELS and HOSTELS Holding AG betreibt über 34 Standorte in Europa und ist Marktführer im Segment günstiger Hotel- und Hostelübernachtungen für Gruppen und Individualreisende.

    Projektziel

    Ziel war die Verbesserung der digitalen Rechnungsverarbeitung sowie die Einführung eines Vertragsmanagementsystems, um die Prozesssicherheit und Effizienz zu erhöhen.

    Unterstützung durch B&L

    Fitness-Check und Fehleranalyse des bestehenden DMS

    Re-Design des Workflows zur Eingangsrechnungsbearbeitung

    Konzeption und Einführung einer Vertragsmanagement-Lösung auf Basis von d.velop dbs/contract

    Unterstützung bei der Erstellung einer prüfungsfähigen Verfahrensdokumentation

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die gezielte Optimierung konnten Fehlerquellen behoben und Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden. Das neue Vertragsmanagementsystem verbessert die Transparenz und Nachverfolgbarkeit in der Verwaltung.

  • BSR – Berliner Stadtreinigungsbetriebe

    DMS-Strategie und Systembewertung:
    BSR – Berliner Stadtreinigungsbetriebe

    Die BSR ist der kommunale Entsorgungs- und Stadtreinigungsbetrieb Berlins. Seit Jahren nutzt das Unternehmen unterschiedliche Archivierungs- und DMS-Systeme in verschiedenen Bereichen.

    Projektziel

    Ziel war die Bewertung der bestehenden Systemlandschaft sowie die Entwicklung einer konsistenten und zukunftsfähigen Archivierungs- und DMS-Strategie für das Gesamtunternehmen.

    Unterstützung durch B&L

    Fitness-Check der bestehenden DMS-Installationen

    Entwicklung und Bewertung alternativer Lösungsszenarien

    Analyse technischer, wirtschaftlicher und organisatorischer Aspekte (u.a. Investitionsschutz, Migrationsszenarien, Betrieb)

    Erstellung einer entscheidungsfähigen Handlungsvorlage

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Projekt lieferte fundierte Entscheidungsgrundlagen für eine DMS-Strategie, die zukünftige Anforderungen und Systemintegration berücksichtigt.

  • KDVZ citkomm

    Auswahl und Einführung eines DMS:
    KDVZ citkomm

    Die KDVZ citkomm ist ein etablierter kommunaler IT-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung. Der Zweckverband betreut Kommunen, öffentliche Unternehmen und Non-Profit-Organisationen in Nordrhein-Westfalen.

    Projektziel

    Ziel war die strukturierte Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur effizienten Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Dabei sollten sowohl organisatorische als auch technische Anforderungen der verschiedenen Mitglieder berücksichtigt werden.

    Unterstützung durch B&L

    Bewertung bestehender Strukturen und Anforderungen

    Entwicklung eines Prozessmodells für Betrieb und Umsetzung eines ECM/DMS

    Erstellung eines Vorgehensmodells für Einzelvorhaben

    Entwurf einer Absichtserklärung zur Zusammenarbeit

    Abstimmung eines Anforderungskatalogs für die Systemauswahl

    Entwicklung einer Umsetzungsplanung (Vorhaben, Aufwand, Kosten) für 2014–2016

    Vergleich unterschiedlicher Kooperationsmodelle

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Projekt schuf die Basis für eine nachhaltige ECM-/DMS-Strategie im Zweckverband und legte klare Leitplanken für technische Umsetzung und Zusammenarbeit.

  • crossinx GmbH

    Verfahrensdokumentation nach GoBD:
    crossinx GmbH

    Die crossinx GmbH ist führender Anbieter für e-Invoicing- und Finanzierungslösungen in der digitalisierten Financial Supply Chain. Das Unternehmen betreut Kunden und Lieferanten unabhängig von Größe und IT-Struktur.

    Projektziel

    Ziel war die Erstellung einer prüfungsfähigen Verfahrensdokumentation nach GoBD, um die Ordnungsmäßigkeit der Prozesse durch ein Wirtschaftsprüfer-Zertifikat nachweisen zu können – eine Voraussetzung für das Vertrauen der Geschäftspartner in die Dienstleistungen von crossinx.

    Unterstützung durch B&L

    Prüfung und Bewertung vorhandener Unterlagen

    Identifikation und Schließung von Dokumentationslücken

    Erstellung der vollständigen GoBD-konformen Verfahrensdokumentation

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Dokumentation erfüllte die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Konformität. Sie bildete die Grundlage für eine erfolgreiche Zertifizierung und stärkte die Glaubwürdigkeit von crossinx als Anbieter sicherer digitaler Rechnungsprozesse.

  • Eintracht Frankfurt Fußball AG

    Einführung eines DMS:
    Eintracht Frankfurt Fußball AG

    Die Eintracht Frankfurt Fußball AG verantwortet das operative Geschäft des Traditionsvereins Eintracht Frankfurt und betreibt unter anderem Ticketing, Sponsoring, Merchandising und die Administration des Profiteams.

    Projektziel

    Ziel war die Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS), um die internen Prozesse zu digitalisieren und den Dokumentenfluss effizient und rechtskonform zu gestalten. Ausgangspunkt war eine umfassende Potenzialanalyse.

    Unterstützung durch B&L

    Durchführung einer Potenzialanalyse und Entwicklung eines Umsetzungsplans

    Auswahl eines geeigneten Pilotbereichs (Rechnungsbearbeitung)

    Erstellung eines Fachkonzepts und eines bereichsübergreifenden Anforderungskatalogs

    Durchführung einer strukturierten Ausschreibung mit acht vorausgewählten Anbietern

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die gewählte Lösung wurde 2012 realisiert und im Frühjahr 2013 produktiv geschaltet. Das Projekt führte zu höherer Effizienz in der Bearbeitung von Rechnungen und legte die Basis für weitere Digitalisierungsschritte im Unternehmen.

  • ESPRIT Europe GmbH

    Neuausrichtung des DMS-Systems:
    ESPRIT Europe GmbH

    Die ESPRIT Europe GmbH ist Teil des internationalen Modeunternehmens ESPRIT und betreut von Ratingen aus den europäischen Markt. Mit dem Wachstum des Geschäfts stiegen auch die Anforderungen an ein zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem.

    Projektziel

    Ziel war die strategische Neuausrichtung des Dokumentenmanagements, um eine rechtssichere, effiziente und skalierbare Archivierung sicherzustellen. Die Lösung sollte insbesondere das stetige Unternehmenswachstum abbilden und die digitale Verarbeitung kaufmännischer Dokumente optimieren.

    Unterstützung durch B&L

    Durchführung einer Potenzialanalyse zur Identifikation von Chancen, Risiken und Handlungsfeldern

    Entwicklung konkreter Maßnahmenpakete zur Umsetzung

    Vergabe von Scandienstleistungen zur digitalen Erfassung von Dokumenten

    Erstellung eines Fachkonzepts zur automatisierten Verarbeitung eingehender kaufmännischer Unterlagen

    Auswahl der Plattform und des geeigneten Anbieters für das neue DMS

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die strukturierte Projektvorgehensweise ermöglichte eine fundierte Entscheidung über System und Anbieter. Die neue DMS-Lösung stärkt die Rechtssicherheit, steigert die Effizienz und stellt die digitale Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum sicher.

  • HERTH+BUSS GmbH & Co. KG

    Einführung eines elektronischen Archivs in Rekordzeit: HERTH+BUSS GmbH & Co. KG

    Die HERTH+BUSS GmbH & Co. KG, gegründet 1925 in Heusenstamm bei Offenbach, ist Spezialist für Autoelektrik und Verschleißteile für asiatische Fahrzeuge. Mit einem hohen Qualitätsanspruch und einer modernen Logistik zählt das Unternehmen zu den führenden Anbietern in seinem Segment.

    Projektziel

    Ziel war die Einführung eines elektronischen Archivsystems zur rechtssicheren und effizienten Verwaltung von Dokumenten, insbesondere im Rechnungs- und Personalwesen. Im Fokus standen die Anforderungen der GDPdU sowie die Anbindung an die bestehende SAP R/3-Systemlandschaft. Gleichzeitig sollte die Lösung modular erweiterbar und wirtschaftlich tragfähig sein – auch für den Mittelstand.

    Unterstützung durch B&L

    Entwicklung eines Fachkonzepts auf Basis strukturierter Anforderungsanalysen

    Bewertung und Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter

    Beratung bei der Anbieterauswahl unter Berücksichtigung der SAP-Integration

    Projektsteuerung und Begleitung bei der Implementierung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Archivsystem wurde innerhalb weniger Wochen erfolgreich implementiert. Bereits im März 2003 waren sämtliche ausgehenden Dokumente GDPdU-konform archiviert. Die gewählte Lösung auf Basis von iXOS eCONserver und umgesetzt durch die ORGA GmbH überzeugte durch SAP-Kompatibilität und hohe Wirtschaftlichkeit. Das Projekt belegt, dass elektronische Archivierung auch für mittelständische Unternehmen pragmatisch und schnell umsetzbar ist.

  • Hochschule Rosenheim

    Vorstudie DMS-Einführung:
    Hochschule Rosenheim

    Die Hochschule Rosenheim (Technische Hochschule Rosenheim) ist eine renommierte Hochschule für angewandte Wissenschaften mit Schwerpunkten in Technik, Wirtschaft, Gestaltung und Holzbau. Sie zählt rund 5.100 Studierende und 420 Mitarbeitende.

    Projektziel

    Im Rahmen einer strategischen Digitalisierungsoffensive sollte die Einführung eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) vorbereitet werden. Ziel war es, verwaltungs- und fakultätsübergreifende Prozesse zu verbessern und medienbruchfreie Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

    Unterstützung durch B&L

    Erstellung eines Projekt- und Umsetzungsplans

    Erhebung und Dokumentation der Anforderungen

    Entwicklung eines fachlichen Sollkonzepts auf Basis der Prozessanalyse

    Vorbereitung der Ausschreibung und Begleitung des Auswahlverfahrens bis zur Vergabe

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Vorstudie schuf eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines DMS. Gleichzeitig wurden erste Standards zur Vermeidung redundanter Ablagestrukturen etabliert und die Grundlage für ein zentrales Dokumentenmanagement gelegt.

  • IMM Institut für Mikrotechnik GmbH

    Verfahrensbeschreibung und Zertifizierung:
    IMM Institut für Mikrotechnik GmbH

    Das IMM Institut für Mikrotechnik GmbH ist ein innovatives Forschungs- und Entwicklungsunternehmen im Bereich Mikrosystemtechnik. Ziel des Projekts war die Dokumentation und Zertifizierung der eingesetzten kaufmännischen Systeme.

    Projektziel

    Das IMM benötigte eine strukturierte Verfahrensbeschreibung für die kaufmännischen Unterlagen als Grundlage für eine Zertifizierung des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems (DMS).

    Unterstützung durch B&L

    Analyse und Strukturierung bestehender kaufmännischer Prozesse

    Erstellung einer prüfungsfähigen Verfahrensbeschreibung

    Unterstützung bei der Vorbereitung und Begleitung der Zertifizierung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die professionelle Dokumentation wurde die Grundlage für eine erfolgreiche Zertifizierung geschaffen und gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit kaufmännischer Prozesse erhöht.