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Branch: Öffentliche Verwaltung

  • BSR – Berliner Stadtreinigungsbetriebe

    DMS-Strategie und Systembewertung:
    BSR – Berliner Stadtreinigungsbetriebe

    Die BSR ist der kommunale Entsorgungs- und Stadtreinigungsbetrieb Berlins. Seit Jahren nutzt das Unternehmen unterschiedliche Archivierungs- und DMS-Systeme in verschiedenen Bereichen.

    Projektziel

    Ziel war die Bewertung der bestehenden Systemlandschaft sowie die Entwicklung einer konsistenten und zukunftsfähigen Archivierungs- und DMS-Strategie für das Gesamtunternehmen.

    Unterstützung durch B&L

    Fitness-Check der bestehenden DMS-Installationen

    Entwicklung und Bewertung alternativer Lösungsszenarien

    Analyse technischer, wirtschaftlicher und organisatorischer Aspekte (u.a. Investitionsschutz, Migrationsszenarien, Betrieb)

    Erstellung einer entscheidungsfähigen Handlungsvorlage

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Projekt lieferte fundierte Entscheidungsgrundlagen für eine DMS-Strategie, die zukünftige Anforderungen und Systemintegration berücksichtigt.

  • Hochschule Rosenheim

    Vorstudie DMS-Einführung:
    Hochschule Rosenheim

    Die Hochschule Rosenheim (Technische Hochschule Rosenheim) ist eine renommierte Hochschule für angewandte Wissenschaften mit Schwerpunkten in Technik, Wirtschaft, Gestaltung und Holzbau. Sie zählt rund 5.100 Studierende und 420 Mitarbeitende.

    Projektziel

    Im Rahmen einer strategischen Digitalisierungsoffensive sollte die Einführung eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) vorbereitet werden. Ziel war es, verwaltungs- und fakultätsübergreifende Prozesse zu verbessern und medienbruchfreie Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

    Unterstützung durch B&L

    Erstellung eines Projekt- und Umsetzungsplans

    Erhebung und Dokumentation der Anforderungen

    Entwicklung eines fachlichen Sollkonzepts auf Basis der Prozessanalyse

    Vorbereitung der Ausschreibung und Begleitung des Auswahlverfahrens bis zur Vergabe

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Vorstudie schuf eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines DMS. Gleichzeitig wurden erste Standards zur Vermeidung redundanter Ablagestrukturen etabliert und die Grundlage für ein zentrales Dokumentenmanagement gelegt.

  • IQWiG – Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen

    Ausschreibungsunterstützung DMS:
    IQWiG – Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen

    Das IQWiG ist ein unabhängiges wissenschaftliches Institut mit Sitz in Köln. Es bewertet medizinische Verfahren und Medikamente im Auftrag öffentlicher Stellen und liefert evidenzbasierte Informationen für die Gesundheitsversorgung in Deutschland.

    Projektziel

    Im Rahmen einer geplanten Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte eine professionelle Ausschreibung vorbereitet werden. Ziel war es, eine passende Lösung zur strukturierten Verwaltung und Archivierung von Dokumenten zu finden – unter Berücksichtigung hoher regulatorischer Anforderungen.

    Unterstützung durch B&L

    Beratung bei der Erstellung des Anforderungskatalogs für ein DMS

    Unterstützung bei der Ausschreibungsstrategie und Formulierung der Unterlagen

    Bewertung relevanter Anbieter und Lösungen

    Begleitung des Vergabeprozesses

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die strukturierte Ausschreibung und professionelle Begleitung konnte das IQWiG eine Lösung auswählen, die sowohl funktional als auch rechtlich den hohen Anforderungen im Gesundheitswesen entspricht.

  • Süddeutsche Klassenlotterie (SKL)

    Potenzialanalyse für ein DMS:
    Süddeutsche Klassenlotterie (SKL)

    Die Süddeutsche Klassenlotterie (SKL) ist eine traditionsreiche staatliche Lotterie mit Sitz in München und eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Die Durchführung der Lotterien wird von den südlichen Bundesländern getragen und garantiert, was höchste Anforderungen an Organisation und Verwaltung mit sich bringt.

    Projektziel

    Im Rahmen der internen Verwaltungsmodernisierung prüfte die SKL den Einsatz eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ziel war es, die bestehenden Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit eines solchen Vorhabens zu bewerten.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse der internen Prozesse und Identifikation relevanter DMS-Einsatzbereiche

    Grobkonzeption eines möglichen Systems und dessen Funktionsumfang

    Ermittlung von Kosten und wirtschaftlichen Nutzenpotenzialen

    Erstellung einer fundierten Empfehlung für die Geschäftsführung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Durch die strukturierte Bewertung konnte die SKL die Grundlage für eine wirtschaftlich fundierte Entscheidung zum möglichen DMS-Einsatz schaffen. Die Analyse half, strategische Investitionsentscheidungen abzusichern und Prioritäten im digitalen Transformationsprozess zu setzen.

  • ROSIK e.V.

    Entwicklung und Test eines IT-Checks für KMU:
    ROSIK e.V.

    ROSIK e.V. ist eine Initiative aus Rosenheim, die sich der Förderung der Informations- und Kommunikationstechnik widmet. Gemeinsam mit Prof. Dr. Feindor und weiteren Mitgliedern des Verbands wurde ein praxisnahes Instrument entwickelt, das kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Bewertung ihrer IT-Infrastruktur unterstützt.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die Entwicklung und Erprobung eines strukturierten IT-Checks für KMU. Dieser sollte helfen, den individuellen Handlungsbedarf im Bereich IT-Sicherheit und Zukunftsfähigkeit zu ermitteln und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für notwendige Maßnahmen zu schaffen.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse der bestehenden T-Organisation

    Bewertung des IT-Sicherheitsmanagements

    Prüfung der IT-Beschaffungsprozesse

    Analyse der Datensicherheit und des Virenschutzes

    Überprüfung externer Netzwerkverbindungen

    Entwicklung von Notfallvorsorgekonzepten

    Ergebnisse und Mehrwert

    Der entwickelte IT-Check wurde erfolgreich getestet und bietet KMU ein strukturiertes Instrument zur Selbsteinschätzung und Optimierung ihrer IT-Landschaft. Das Vorgehen schärfte das Bewusstsein für IT-Sicherheit und zeigte konkrete Maßnahmen auf, mit denen Unternehmen ihre Systeme zukunftssicher aufstellen können.

  • Landkreis Osterholz

    Digitalisierung von Bauakten:
    Landkreis Osterholz

    Der Landkreis Osterholz stand im Jahr 2016 vor der Herausforderung, einen Umzug des Bauordnungsamts zu organisieren. In den bisherigen Räumlichkeiten lagerten rund 120.000 umfangreiche Bauakten, die vor dem Umzug digitalisiert werden mussten.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die vollständige und rechtzeitige Digitalisierung aller Bauakten. Im Anschluss sollten die digitalisierten Unterlagen elektronisch über das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereitgestellt werden, um den Zugriff auf die Akten medienbruchfrei und zukunftssicher zu gestalten.

    Unterstützung durch B&L

    Konzeptionelle und inhaltliche Projektvorbereitung

    Erhebung und Analyse des vorhandenen Bauaktenbestands

    Entwicklung eines strukturierten Vorgehens zur Digitalisierung

    Unterstützung bei der Ausschreibung und Auswahl eines Scandienstleisters

    Begleitung der Digitalisierung von Mitte 2018 bis Anfang 2020

    Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäß TR 03138

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die vollständige Digitalisierung der Bauakten ermöglichte dem Landkreis Osterholz eine moderne Aktenführung. Die elektronisch vorliegenden Unterlagen vereinfachen die Arbeitsprozesse erheblich und tragen zur Effizienzsteigerung im Bauordnungsamt bei.

  • Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland

    Digitalisierung und Change
    Management: Evangelisch-Lutherische
    Kirche in Norddeutschland (Nordkirche)

    Die Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland, kurz Nordkirche, zählt zu den größten Landeskirchen in Deutschland. Ziel des Projekts war es, die Digitalisierung strategisch auszubauen und ein einheitliches Konzept für die Nutzung des vorhandenen DMS d.3 ecm in der gesamten Organisation zu erarbeiten.

    Projektziel

    Ausgehend von einer initialen Potenzialanalyse sollte eine organisationsweite Digitalisierungsstrategie entwickelt und in Pilotbereichen umgesetzt werden. Ein besonderer Fokus lag auf der strukturierten Einführung der eAkte, der Digitalisierung des Posteingangs und der Etablierung eines begleitenden Change-Management-Prozesses.

    Unterstützung durch B&L

    Durchführung der Potenzialanalyse und Identifikation geeigneter Digitalisierungsschritte

    Entwicklung eines strategischen Digitalisierungskonzepts inklusive Aktenplan

    Konzeption und Umsetzung eines Pilotprojekts zur Einführung der eAkte

    Einrichtung einer Scanstelle und Definition digitaler Posteingangsprozesse

    Begleitung und Moderation des Change-Management-Prozesses

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die frühzeitige Kommunikation und Einbindung aller Beteiligten führte zu hoher Akzeptanz und einer zügigen Umsetzung der ersten Maßnahmen. Die entwickelten Konzepte bildeten die Basis für die anschließende schrittweise Ausweitung der Digitalisierung innerhalb der Nordkirche.

  • Landtagsverwaltung Brandenburg

    Effiziente Bedarfsanalyse zur E-Akte-Einführung: Landtagsverwaltung Brandenburg

    Die Landtagsverwaltung Brandenburg (LTV) ist eine zentrale Institution der Legislative im Land Brandenburg. Trotz zahlreicher IT-Systeme wurde die Aktenführung bislang überwiegend papierbasiert durchgeführt. Ziel des Projekts war die Vorbereitung der Einführung einer E-Akte, um eine durchgängig digitale, transparente und nachvollziehbare Verwaltungsarbeit zu ermöglichen.

    Projektziel

    Die LTV verfolgte das Ziel, den Lebenszyklus von Dokumenten und Vorgängen vollständig digital abzubilden. Im Fokus stand eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung gemäß den Vorgaben des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesinnenministeriums.

    Unterstützung durch B&L

    Anforderungsanalyse zur Ermittlung der spezifischen Anforderungen an die E-Akte und die dokumentenbasierte Vorgangsbearbeitung

    Systemprüfung vorhandener DMS-Lösungen und Erstellung eines Nutzungsvotums

    Vorbereitung der Ausschreibung eines geeigneten E-Akte-Systems

    Entwicklung einer fundierten Entscheidungsvorlage für das weitere Vorgehen

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Bedarfsanalyse umfasste strukturierte Interviews mit relevanten Akteuren und eine fundierte Auswertung. Die Ergebnisse wurden in einem Rahmenkonzept mit konkreten Handlungsempfehlungen zusammengefasst. Dieses Konzept wurde im Juni 2021 der Landtagspräsidentin übergeben und bildet die Grundlage für die weitere Digitalisierung der Verwaltungsarbeit.

  • ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH

    Einführung der eAkte:
    ENGAGEMENT GLOBAL gGmbH

    ENGAGEMENT GLOBAL ist eine zentrale Servicestelle des Bundes für entwicklungspolitisches Engagement. Im Rahmen ihrer digitalen Transformation strebte die Organisation die Einführung einer zukunftssicheren, modernen Schriftgutverwaltung an. Ziel war es, die internen Verwaltungsprozesse effizienter und medienbruchfrei zu gestalten.

    Projektziel

    Ziel des Projekts war die Einführung einer digitalen Aktenverwaltung (eAkte), die bestehende analoge Prozesse ablöst und dabei eine nahtlose Integration mit den Fachverfahren FöPro und MACH ermöglicht. Gleichzeitig sollten Transparenz und Nachvollzieh-barkeit im Umgang mit Schriftgut verbessert werden.

    Unterstützung durch B&L

    Analyse bestehender Konzepte und Identifikation von Optimierungspotenzialen

    Verbesserung der Dokumenten- und Aktenstrukturen

    Einrichtung einer internen Scanstelle zur Sicherstellung eines durchgängigen digitalen Workflows

    Durchführung von Workshops und Schulungen für IT und Fachbereiche zur Implementierung der eAkte

    Ergebnisse und Mehrwert

    Mit Einführung der eAkte konnten papierbasierte Abläufe weitgehend abgelöst und die interne Kommunikation effizienter gestaltet werden. Die integrierten Fachverfahren ermöglichen eine automatisierte und transparente Vorgangsbearbeitung. Dadurch wurde eine rechtssichere, digitale Verwaltungsarbeit etabliert, die langfristig zur Prozessoptimierung beiträgt.