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Branch: Handel

  • ESPRIT Europe GmbH

    Neuausrichtung des DMS-Systems:
    ESPRIT Europe GmbH

    Die ESPRIT Europe GmbH ist Teil des internationalen Modeunternehmens ESPRIT und betreut von Ratingen aus den europäischen Markt. Mit dem Wachstum des Geschäfts stiegen auch die Anforderungen an ein zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem.

    Projektziel

    Ziel war die strategische Neuausrichtung des Dokumentenmanagements, um eine rechtssichere, effiziente und skalierbare Archivierung sicherzustellen. Die Lösung sollte insbesondere das stetige Unternehmenswachstum abbilden und die digitale Verarbeitung kaufmännischer Dokumente optimieren.

    Unterstützung durch B&L

    Durchführung einer Potenzialanalyse zur Identifikation von Chancen, Risiken und Handlungsfeldern

    Entwicklung konkreter Maßnahmenpakete zur Umsetzung

    Vergabe von Scandienstleistungen zur digitalen Erfassung von Dokumenten

    Erstellung eines Fachkonzepts zur automatisierten Verarbeitung eingehender kaufmännischer Unterlagen

    Auswahl der Plattform und des geeigneten Anbieters für das neue DMS

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die strukturierte Projektvorgehensweise ermöglichte eine fundierte Entscheidung über System und Anbieter. Die neue DMS-Lösung stärkt die Rechtssicherheit, steigert die Effizienz und stellt die digitale Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum sicher.

  • HERTH+BUSS GmbH & Co. KG

    Einführung eines elektronischen Archivs in Rekordzeit: HERTH+BUSS GmbH & Co. KG

    Die HERTH+BUSS GmbH & Co. KG, gegründet 1925 in Heusenstamm bei Offenbach, ist Spezialist für Autoelektrik und Verschleißteile für asiatische Fahrzeuge. Mit einem hohen Qualitätsanspruch und einer modernen Logistik zählt das Unternehmen zu den führenden Anbietern in seinem Segment.

    Projektziel

    Ziel war die Einführung eines elektronischen Archivsystems zur rechtssicheren und effizienten Verwaltung von Dokumenten, insbesondere im Rechnungs- und Personalwesen. Im Fokus standen die Anforderungen der GDPdU sowie die Anbindung an die bestehende SAP R/3-Systemlandschaft. Gleichzeitig sollte die Lösung modular erweiterbar und wirtschaftlich tragfähig sein – auch für den Mittelstand.

    Unterstützung durch B&L

    Entwicklung eines Fachkonzepts auf Basis strukturierter Anforderungsanalysen

    Bewertung und Auswahl geeigneter Softwarelösungen und Anbieter

    Beratung bei der Anbieterauswahl unter Berücksichtigung der SAP-Integration

    Projektsteuerung und Begleitung bei der Implementierung

    Ergebnisse und Mehrwert

    Das Archivsystem wurde innerhalb weniger Wochen erfolgreich implementiert. Bereits im März 2003 waren sämtliche ausgehenden Dokumente GDPdU-konform archiviert. Die gewählte Lösung auf Basis von iXOS eCONserver und umgesetzt durch die ORGA GmbH überzeugte durch SAP-Kompatibilität und hohe Wirtschaftlichkeit. Das Projekt belegt, dass elektronische Archivierung auch für mittelständische Unternehmen pragmatisch und schnell umsetzbar ist.

  • ISG Sanitär-Handelsgesellschaft GmbH & Co. KG

    Verfahrensdokumentation EDI-Zentralregulierung:
    ISG Sanitär-Handelsgesellschaft GmbH & Co. KG

    Die ISG Sanitär-Handelsgesellschaft GmbH & Co. KG ist eine führende Marktgemeinschaft für Sanitärgroßhändler in Europa. Neben vielfältigen IT- und Marketingdienstleistungen übernimmt die ISG auch die komplette Abwicklung der Zentralregulierung für ihre Mitglieder.

    Projektziel

    Ziel war die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für das EDI-gestützte Zentralregulierungsverfahren sowie für das interne Kontrollsystem gemäß Prüfungsstandard PS 951. Die Dokumentation sollte eine Zertifizierung durch einen Wirtschaftsprüfer ermöglichen, um ISG-Mitgliedern mehr Sicherheit bei steuerlichen Prüfungen zu bieten.

    Unterstützung durch B&L

    Entwicklung eines Tools zur effizienten und nachhaltigen Pflege der Verfahrensdokumentation

    Analyse des EDI-Zentralregulierungsprozesses mit Fokus auf steuerliche und prüferische Anforderungen

    Erstellung der vollständigen Verfahrensdokumentation in enger Abstimmung mit der ISG

    Ergebnisse und Mehrwert

    Aufgrund geänderter gesetzlicher Rahmenbedingungen wurde die angestrebte Zertifizierung nicht umgesetzt. Die entwickelten Tools und Methoden wurden jedoch erfolgreich zur Dokumentation weiterer Prozesse eingesetzt und stärkten die interne Qualitätssicherung.

  • BayWa AG

    Effizienzprüfung Rechnungseingangsbearbeitung:
    BayWa AG

    Die BayWa AG ist ein international agierender Handels- und Dienstleistungskonzern mit Aktivitäten in den Bereichen Energie, Landwirtschaft und Bau. Um die Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse weiter zu steigern, ließ die BayWa ihre Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung durch eine unabhängige Analyse überprüfen.

    Projektziel

    Ziel war es, den Status quo der bestehenden Rechnungseingangslösung zu bewerten, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und die Ergebnisse mit Best-Practice-Werten zu vergleichen. Dies sollte eine fundierte Basis für weitere Entscheidungen liefern.

    Unterstützung durch B&L

    Erhebung relevanter Kennzahlen über eine konzernweite Umfrage bei Finanzverantwortlichen

    Benchmarking der Lösung anhand erprobter Best-Practice-Kennzahlen

    Analyse von Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenzialen

    Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Prozesse

    Ergebnisse und Mehrwert

    Die Analyse zeigte auf, in welchen Bereichen die Lösung bereits erfolgreich ist und wo gezielte Verbesserungen möglich sind. Die BayWa AG profitierte von einer objektiven Einschätzung und erhielt eine klare Handlungsgrundlage zur weiteren Steigerung der Prozesseffizienz im Rechnungswesen.