Auswahl und Einführung eines DMS:
KDVZ citkomm
Die KDVZ citkomm ist ein etablierter kommunaler IT-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung. Der Zweckverband betreut Kommunen, öffentliche Unternehmen und Non-Profit-Organisationen in Nordrhein-Westfalen.
Projektziel
Ziel war die strukturierte Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur effizienten Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Dabei sollten sowohl organisatorische als auch technische Anforderungen der verschiedenen Mitglieder berücksichtigt werden.
Unterstützung durch B&L
Bewertung bestehender Strukturen und Anforderungen
Entwicklung eines Prozessmodells für Betrieb und Umsetzung eines ECM/DMS
Erstellung eines Vorgehensmodells für Einzelvorhaben
Entwurf einer Absichtserklärung zur Zusammenarbeit
Abstimmung eines Anforderungskatalogs für die Systemauswahl
Entwicklung einer Umsetzungsplanung (Vorhaben, Aufwand, Kosten) für 2014–2016
Vergleich unterschiedlicher Kooperationsmodelle
Ergebnisse und Mehrwert
Das Projekt schuf die Basis für eine nachhaltige ECM-/DMS-Strategie im Zweckverband und legte klare Leitplanken für technische Umsetzung und Zusammenarbeit.